3 dicas para otimizar processos

3 dicas para otimizar processos

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Processos de negócio, BPMN

3 dicas para otimizar processos

Diante de um mercado em constante mudança, otimizar os processos é uma obrigação. As empresas enfrentam novos desafios a cada dia, seja pela demanda do consumidor ou pela necessidade de cumprir novas obrigações regulatórias. Também levanta dúvidas sobre a melhor forma de garantir a sobrevivência e a competitividade.

Para atender a essas demandas, novos processos surgem ou acabam se tornando mais complexos. Isso muitas vezes dificulta a obtenção de resultados, pois a mudança ocorre sem foco na agilidade e eficiência. A otimização de processos é a chave para superar esses obstáculos.

A origem dos problemas

Processos ineficientes nem sempre são fáceis de demonstrar. Muitas vezes, os gestores e demais interessados ​​desconhecem o que está causando o problema, dificultando qualquer possibilidade de melhoria. Tudo parece estar no lugar, as pessoas estão fazendo seu trabalho com total atenção, mas no final é superficial.

Um problema comum é que funcionários altamente qualificados passam muito tempo realizando atividades sem importância. Neste artigo, o especialista em processos Gerard Bruno explica que, em média, 80% das atividades de processo não agregam valor ao negócio.

Se você deseja aumentar sua produtividade, as dicas a seguir são úteis para ajudá-lo a otimizar seus processos e aumentar a eficiência de sua empresa.

Elimine gargalos

Os processos de negócios são frequentemente inter-relacionados (subprocessos). Quando um deles não funciona corretamente e a atividade termina fora do horário programado, ocorre uma reação em cadeia que prejudica o desempenho de toda a cadeia. Esses gargalos devem ser corrigidos para que todas as atividades funcionem conforme o esperado.

Invista em tecnologia para otimizar processos

A tecnologia é uma importante aliada para a otimização de processos. BPMS (Business Process Management Suite), como o SoftExpert BPM, ajuda a organizar e controlar melhor o processo de trabalho

Outra tecnologia muito utilizada com BPMS são as soluções de RPA (Robotic Process Automation), que permitem que os bots sejam configurados para realizar tarefas rotineiras normalmente realizadas pelos funcionários da empresa, evitando assim tarefas que eles precisam realizar de forma manual e repetitiva.

Além de aumentar a produtividade, a tecnologia pode ajudar as organizações a economizar tempo e dinheiro.

Monitore os processos constantemente

Processos ineficientes impactam diretamente na receita de uma empresa, por isso é importante saber exatamente quanto custa e quanto tempo cada processo leva do início ao fim. Os funcionários envolvidos no processo todos os dias são uma ótima fonte de feedback, pois já conhecem problemas, contratempos e gargalos.

A última dica é definir as métricas do processo. Com o apoio da tecnologia, a eficiência do processo pode ser conhecida e dados precisos atualizados em tempo real.

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