BPM: Saiba quais são os benefícios para sua empresa

Modelar o processo de negócios

Nesta etapa, é realizada a modelagem do processo, ou seja, uma descrição visual da sequência de atividades, processos e responsáveis. Normalmente, esse diagrama é detalhado usando a notação padrão, sendo a mais comum a BPMN (Notação de Gerenciamento de Processos de Negócios).

Um exemplo é o processo de pedido de compra de material ou serviço que existe na maioria das organizações. A pedido de qualquer funcionário, o processo passa por um analista de compras para verificar os orçamentos anteriores ou o estoque disponível, seguido pela aprovação da gerência, podendo ser desdobrado nos próprios subprocessos de autorização e compra. As principais responsabilidades, regras e sequência de atividades são mostradas visualmente.

Automação do processo

Um processo devidamente ilustrado tem seu valor. Mas e agora? Para dar o próximo passo, o uso da tecnologia é a base. O conceito de BPM está enraizado no suporte técnico. Trata-se de transformar o processo de modelagem em algo executável.

Em nosso exemplo, se o pedido de compra for superior a US$ 2.000,00, o processo requer aprovação da gerência. O sistema BPM interpretará esta regra e direcionará a atividade aos aprovadores. Os proprietários de eventos recebem suas tarefas em sua caixa de entrada. Ele pode continuar ou retornar/falhar em uma tarefa sem se preocupar com as regras de negócios orientadas pelo sistema.

A complexidade da automação também exige a consideração do volume de execução. Ou seja, uma instância de um processo que acontece na maioria das vezes ao mesmo tempo. Isso pode ser difícil para o gerenciamento manual ou personalizado, mas é uma tarefa fácil para um sistema BPM.

Medição e análise do processo

O processo de medição e análise é um passo fundamental para o BPM. Dessa forma, você pode determinar como cada processo está indo e onde está o problema. Assim, você sabe onde usar melhor seus recursos, tempo e dinheiro.

Melhorias e aprimoramentos

Esses números nos ajudam a identificar oportunidades de melhoria. Mas mesmo que essas melhorias sejam realmente implementadas, elas serão apenas úteis. Ajustar cargas de trabalho, realocar recursos e eliminar atividades sem valor agregado são exemplos de melhorias que podem ser implementadas para melhorar o desempenho do processo.

Essas mudanças devem ser dinâmicas, mas não descontroladas. O conceito de exame é um grande aliado nesse processo. Foram alterados e documentados e a nova versão só entrará em vigor depois de aprovada e ratificada. Enquanto isso, os usuários navegarão e executarão a versão atual. O processo não está disponível a qualquer momento.

Agora compreendemos que simplesmente não é possível crescer gerenciando manualmente os processos de negócios. Ferramentas como e-mail ou planilhas do Excel são soluções temporárias. As planilhas do Excel tornam-se incontroláveis ​​à medida que o volume aumenta. Algo semelhante acontece com e-mails. Então, você precisa das ferramentas certos para gerenciá-lo.