O retrabalho é um dos fatores que mais causam atrasos na operação de uma empresa, afetando de forma negativa na produtividade. Perder tempo de trabalho significa perder dinheiro, principalmente quando o tempo é perdido com frequência. Os prejuízos podem ser financeiros, no atraso em cumprir os prazos e até na qualidade do serviço prestado.
COMO O RETRABALHO ACONTECE?
É comum que este problema aconteça devido a falta de planejamento nos processos, mas também pode acontecer por conta da falta de comunicação entre os envolvidos e/ou com a coordenação destes processos. Portanto, para evitar o retrabalho é preciso planejar corretamente quais são as etapas corretas de desenvolvimento e produção, determinando um padrão de processo e de qualidade. Manter uma boa comunicação entre os envolvidos também é muito importante para garantir que todos estão alinhados nos padrões estabelecidos. E, por fim, a coordenação precisa conferir e revisar as etapas realizadas e o produto final, validando o processo logo no início do planejamento e analisando regularmente o desenvolvimento do processo.
QUAIS SÃO AS CONSEQUÊNCIAS PARA O NEGÓCIO?
A perda de tempo e de dinheiro são os fatores mais prejudiciais para a empresa, mas o retrabalho também é prejudicial para os colaboradores, considerando que realizar uma mesma tarefa mais de uma vez pode ser desmotivador.
- Perda de tempo: Quando você realiza uma tarefa pela segunda vez, o tempo investido na primeira vez foi perdido. Se estes processos demandam um determinado investimento, a empresa acaba tendo sérios problemas financeiros. Para corrigir é preciso localizar o erro, interromper o trabalho e planejar as próximas etapas de forma que o retrabalho seja evitado nas próximas vezes.
- Perda de qualidade: Quando uma etapa precisa ser refeita, os outros processos também acabam sendo prejudicados. Sem contar que o atraso acaba diminuindo o prazo final do processo, acelerando os processos subsequentes e prejudicando a qualidade.
- Insatisfação dos clientes: Os erros cometidos pela empresa afetam diretamente na imagem do negócio e podem fazer com que a empresa perca clientes.
COMO EVITAR O RETRABALHO?
Para evitar que seu negócio tenha processos sofrendo frequentes retrabalhos, é preciso tomar pequenas atitudes que são importantes para manter a organização e funcionalidade destes processos:
- Planejamento eficiente
- Estabelecer prazos e garantir o cumprimento
- Investir em uma comunicação clara e efetiva entre toda a equipe.
- Monitorar ações, seus objetivos e a efetividade das resoluções.
Procure trazer tecnologias que possam otimizar os processos da sua empresa.
