Você já parou para analisar quantos papéis passam pela sua empresa diariamente? Você costuma imprimir e arquivar documentos em caixas e armários que ocupam muito espaço? Apesar da maioria das empresa possuir computadores, smartphones e impressoras, muitas delas ainda utilizam muito papel para analisar e arquivar informações importantes ou para realizar pagamentos bancários.
Nós queremos te convencer de que utilizar papel já não é mais uma boa ideia. Veja abaixo 5 motivos para diminuir o uso de papel na sua empresa:
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- Custo ambiental: o principal motivo não poderia ser outro. Cada folha de papel gera um alto custo para o meio ambiente, considerando o desmatamento e o processo de fabricação e transporte dos papéis. Reduzindo o consumo de papel você ajuda a garantir a sustentabilidade da sua empresa, que é um fator de relevância para o seu consumidor final.
- Economia de tempo e dinheiro: manter os documentos impressos acaba demandando um tempo para organizar e arquivar esses documentos, além é claro, dos gastos com compra do papel e tinta da impressora. Espaços de armazenamento, como caixas e armários também acabam sendo um gasto considerável.
- Evite o desperdício de espaço: os ambientes onde todos estes documentos acabam arquivados pode ser muito útil para outras coisas. Não desperdice o espaço da sua empresa com arquivos desnecessários.
- Encontre tudo com mais facilidade e agilidade: Se você já passou por uma situação onde precisava de um documento com urgência, mas não conseguia encontrá-lo, ou precisou enviar um arquivo através do celular, você entende a importância de ter acesso fácil a todos os arquivos. Com o papel, fica impossível ter agilidade nesses processos.
- Segurança: os documentos em papel não podem ser protegidos em casos de acidentes ou desastres naturais, como incêndio, inundações ou assalto. Uma das maiores vantagens de utilizar ferramentas de arquivo em nuvem é a segurança de que o arquivo não será perdido.
Mas como reduzir o uso de papel? Veja algumas dicas:
- Digitalize todo o arquivo existente na sua empresa. Talvez seja necessário um bom tempo dedicado a esta tarefa, mas depois irá valer a pena. Utilize ferramentas para isso, se necessário, e depois destrua os arquivos em papel de caráter confidencial, e os demais podem ser utilizados como papel de rascunhos e anotações.
- Organize um novo processo de arquivamento eletrônico. Analise o seu processo de arquivamento manual e como ele se encaixaria no formato digital. A forma de arquivar deve ser intuitiva e consistente, evitando futuras modificações do processo.
- Crie assinaturas digitais. Assinar documentos digitalmente evita que você precise imprimir as folhas para assinar e depois digitalizá-las novamente. Isso permite que você economize tempo e dinheiro.
- Utilize a nuvem para arquivo e compartilhamento. Salvar os arquivos na nuvem permite que você possa acessar os documentos de qualquer dispositivo, desde que o usuário seja autorizado. Você garante a segurança dos seus documentos e a facilidade de te-los sempre a mão.
Você ainda tem dúvidas sobre como reduzir o uso de papel da sua empresa? Entre em contato conosco! Aproveite e conheça o SE ECM, a melhor solução para redução do uso de papel.
