A Gestão de documentos consiste em todas as etapas do ciclo de vida de documentos. Desde sua elaboração, passando pelas etapas de consenso, aprovação homologação, distribuição e descarte. A solução SE ECM é totalmente escalável e utilizada desde corporações multinacionais até pequenas organizações.
Um sistema de gerenciamento de documentos é fundamental para otimizar a eficiência das organizações, uma vez que facilita o acesso rápido à informação, garantindo segurança e rastreabilidade.
Se você está buscando um sistema de gestão de documentos para pequenas empresas, deve conhecer o SE ECM.
Pequenas empresas, muitas vezes ainda não possuem um sistema de gestão de documentos e acabam realizando este processo de forma manual. Existem diversas soluções no mercado porém são raras aquelas que englobam de forma integrada, todas as etapas desta gestão.
Aqui, vamos apresentar as principais etapas e funcionalidades da solução SoftExpert SE ECM. Totalmente escalável para pequenas empresas.
Criação de documentos
Este tópico é parte do nascimento do documento. A etapa consiste em um um fluxo de Elaboração, Consenso, Aprovação e Homologação. Veja a imagem abaixo, retirada do SE ECM.
Não necessariamente você precisa passar por todas estas etapas. Por isso, no momento de escolher uma solução para gestão de documentos para pequenas empresas, é importante encontrar uma que seja flexível para se adaptar a necessidade de cada corporação. O SE ECM garante essa flexibilidade.
Captura de Documentos
Outra etapa fundamental quando falamos na gestão de documentos é a etapa de captura. Muitas vezes recebemos cópias físicas de documentos que precisam ser capturados e indexados ao sistema de gestão.
O SE ECM conta com uma moderna ferramenta de captura de documentos com tecnologia OCR, que permite tornar os campos do documento digitalizado pesquisáveis trazendo assim mais eficiência na gestão.
Captura e Indexação de Documentos
Gestão de Arquivos Físicos
Mesmo com a grande tendência de que os documentos tornem-se cada vez mais digitais, muitas empresas ainda têm dificuldades para organizar seus arquivos físicos. O SE ECM é uma completa solução que auxilia as empresas na gestão destes arquivos. Através dele, você pode controlar a localização, definir critérios de temporalidade, descarte, etc. Veja o exemplo abaixo:
Controle de Registros Físicos
Rastreabilidade
Rastreabilidade é um ponto muito importante quando falamos em gestão de documentos. Com a trilha de auditoria do SE ECM é possível saber exatamente qual usuário realizou qual ação em determinado documento como : Revisão, Exclusão, Visualização, Etc.
Trilha de Auditoria
Segurança
Além da rastreabilidade, é importante que a solução possua segurança. O SE ECM permite definir uma série de regras para acesso aos documentos. Níveis de acesso dos usuários, por área, cargo, quem pode visualizar ou alterar determinado documento. Todos estes critérios são totalmente configuráveis, garantindo assim a segurança total quando o assunto é o controle de acessos.
Assinatura Digital
Alinhada com as principais tendências de gestão de documentos do mercado a Solução SE ECM possui também total integração com a gestão de assinaturas digitais. A SoftExpert firmou uma parceria com a DocuSign, autoridade mundial quando o assunto é assinatura digital.
Assinatura Digital
Gestão Visual
Além de todas as funcionalidades destacadas acima, o SoftExpert SE ECM ainda conta com uma gestão visual totalmente personalizável. É possível criar painéis de acompanhamento de atividades relacionadas a todas as etapas de gestão de documentos. Acompanhe em tempo real todas as atividades da sua equipe.
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Se você quer saber mais sobre como o SE ECM pode ajudar a sua empresa a realizar uma completa gestão de documentos, basta entrar em contato conosco e agendar uma apresentação
