SoftExpert ECM

Gestão de Conteúdo Empresarial

Simplesmente Inovadora

A mais completa solução corporativa para a gestão integrada da excelência e conformidade empresarial

O Desafio

Todos os dias as organizações criam um volume imenso de conteúdo não-estruturado, que inclui ordens de compra, registros de empregados, relatórios financeiros, formulários, notas fiscais, contratos, procedimentos internos, desenhos de engenharia, e-mails, entre outros. O desafio de lidar com papéis, conteúdos digitais, registros e documentos aumenta cada vez mais. Estudos mostram que o conteúdo não-estruturado compreende 80% ou mais de toda a informação corporativa e vem crescendo entre 65% a 200% ao ano, dependendo do segmento.

Na maior parte das empresas, é comum que conteúdos em papel e digital se encontrem em situação de “caos não-gerenciado”. Este conteúdo é armazenado em múltiplos locais, tais como, drives de computadores, compartilhamentos de rede, pastas de arquivos e fichários, sem uma taxonomia consistente para identificar sua natureza. Com isso, os usuários enfrentam dificuldades para encontrar e reutilizar os conteúdos necessários para as atividades do dia-a-dia. Como resultado, muito tempo é perdido na busca e na recriação de informações. Isso também incentiva práticas menos eficientes, como a utilização de e-mail no lugar de uma ferramenta colaborativa de gestão documental.

As organizações estão adotando plataformas de Gestão de Conteúdo Empresarial (Enterprise Content Management – ECM) para tratar os desafios associados com a informação não-gerenciada. Soluções de ECM aprimoram a produtividade e agilidade dos negócios, provendo melhor acesso a informação e criando uma infraestrutura de compartilhamento, segurança e reuso de conteúdo por toda a organização. Uma plataforma de Gestão de Conteúdo Empresarial permite às empresas reduzir custos com hardware e software, além de integrar as informações chaves em um caminho único para explorar novas oportunidades e rapidamente se adaptar aos novos requisitos do negócio.

O SoftExpert SE ECM

O SoftExpert ECM Suite – Software para Gestão de Documentação Empresarial – oferece os recursos necessários para gestão de todo o tipo de documentação e arquivos de conteúdo empresarial. Arquivos físico ou digital, documentação corporativa, registros vitais do negócio, notas fiscais, ordens de compra, declarações, arquivos em papel, ativos digitais (imagens, áudios e vídeos), e-mail (e outros arquivos online), formulários, relatórios, entre outros.

SoftExpert ECM é uma solução poderosa e flexível para automatizar processos orientados ao conteúdo por toda a empresa. É possível analisar e classificar qualquer tipo de documento. Desde documentos bem estruturados, como formulários, até documentos não muito estruturados, como solicitações diversas ou registros informais. Uma vez que os documentos foram classificados, o SoftExpert ECM utiliza o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para capturar automaticamente os campos de dados desejados. O resultado final acelera a disponibilidade dos dados no sistema, elimina a entrada de dados manual e agiliza as operações.

O SoftExpert ECM fornece uma sólida infraestrutura de gestão de conteúdo que gerencia o conteúdo organizacional. Independentemente do tipo (físico ou digital), de forma integrada com as práticas de governança existentes, oferecendo flexibilidade para personalizar painéis (dashboards), relatórios e fluxos de trabalho (workflows).

SoftExpert ECM fornece um mecanismo de workflow totalmente configurável para ajudar a automatizar os processos de negócios relacionados a conteúdo. Isto inclui desde uma simples revisão ou aprovação de um documento até processos de negócio mais complexos. Os usuários podem criar e revisar documentos, enviá-los para revisão de seus pares ou superiores, e uma vez aprovados, eles podem divulgar o documento para toda a empresa. Todos os objetos estão sujeitos ao controle de versão e segurança. O sistema fornecendo uma trilha de auditoria abrangente e garante a conformidade com normas e regulamentos aplicáveis.

Oferecendo uma solução completa para automação de processos de negócio orientados às pessoas e também ao conteúdo, o SoftExpert BPM resolve os desafios de interação entre pessoas e processos por meio de recursos de gerenciamento de tarefas e de colaboração. Para monitorar todos estes processos e ganhar visibilidade no negócio, os usuários podem ter uma visão geral dos processos em tempo real. Um retrato instantâneo do desempenho dos processos que ajuda na tomada de decisão e na resolução de situações específicas.

SoftExpert BPM também oferece recursos que geram valor para toda a organização. Monitoramento de indicadores e de atividades de negócios, apoio à tomada de decisão, gestão de documentos, gestão da qualidade, ferramentas de integração de sistemas e painéis executivos (dashboards). A solução é capaz de criar modelos de processos e armazená-los em um repositório com total controle sobre suas revisões, categorização hierárquica, pesquisa e recursos de segurança para acesso controlado aos modelos e processos. Em resumo, o SoftExpert BPM proporciona o controle total dos processos de negócio para a empresa. Possibilita à equipe de TI mudar seu foco de manutenção para inovação.

 

O software para gestão da qualidade SoftExpert EQM Suite suporta todas as fases do ciclo de melhoria contínua do PDCA (PlanDo, Check e Act) desde o planejamento do sistema até sua análise crítica.

SoftExpert EQM implementa de forma efetiva os processos e controles da qualidade, sejam eles operacionais ou de negócio. Levando a um desempenho acima da média e promovendo confiabilidade nas atividades diárias em todos os níveis e funções da organização.

Além disso, através da configuração de eventos e alarmes, todos os colaboradores podem prevenir desvios de forma proativa. Desta forma,  prontamente detectar, identificar, monitorar e resolver problemas de qualidade, reduzindo significativamente os custos e os riscos de conformidade.

Gestão do Conteúdo Empresarial – ECM

Conheça os Benefícios

Alguns Recursos

  • MONITORAMENTO POR PORTAIS
  • CAPTURA DE DOCUMENTOS
  • INTEGRAÇÃO COM GOOGLE DOCS E OFFICE 365
  • GERENCIAMENTO DE TAREFAS
  • VISUALIZADOR INCORPORADO
  • BUSCA POR FILTROS

Monitoramento por portais personalizados por usuário, equipe, área ou função

Captura de documentos através da tecnologia OCR

Possibilita a edição de documentos do Google Docs e Office 365

Gerenciamento de tarefas com disparo de lembretes automáticos

Visualizador incorporado para diversos tipos de documento

Busca fácil através de diversos filtros

Vídeo Demonstrativo

Retorno sobre o Investimento (ROI)

De forma crescente, o ECM tem sido visto como uma aplicação empresarial e tecnologia fundamental na redução de custos administrativos, aprimoramento da eficiência organizacional e para o crescimento da lucratividade.

Geralmente, quando profissionais discutem o ROI de um investimento, eles estão principalmente pensando sobre benefícios “financeiros”, já que ROI é tipicamente visto como uma medida de redução de custo ou aumento de lucro diretamente atribuído a um investimento realizado. No entanto, hoje, as organizações devem também considerar os benefícios “não financeiros” de um investimento.

Benefícios Financeiros englobam os impactos sobre o orçamento e as finanças empresariais, tais como, redução de custo ou aumento de receita. Este é apenas um aspecto do ROI.

Benefícios Não Financeiros são os benefícios conhecidos como “intangíveis” ou “não quantificáveis” de um investimento. Estes benefícios podem representar ROI real e englobar os efeitos sobre as operações e a produtividade do negócio que não diretamente se traduzem em aumento positivo do fluxo de caixa. Estes benefícios “não financeiros” estão quase sempre concentrados sobre as atividades críticas do negócio, necessárias para cumprir com os requisitos de clientes, parceiros ou regulatórios.

O SoftExpert ECM Suite produz impactos positivos sobre a performance do negócio e sobre os objetivos estratégicos. Estes impactos incluem maior satisfação do cliente, melhor utilização das informações e tempos de ciclo reduzidos.

O cálculo de benefícios do ECM pode ser tanto direto, por meio da redução de custos com papel e arquivamento, assim como indireto, aprimorando a qualidade ou a produtividade. Ambos devem ser medidos para realização de um business case de ECM.

De acordo com estimativas do IDC, uma típica empresa com 1.000 profissionais que trabalham ligados a informação e conhecimento (criação, revisão, compartilhamento, distribuição) gasta em média de U$ 2.5 a U$ 3.5 milhões por ano buscando por informações inexistentes, tentando encontrar informações existentes, ou recriando informações que não podem mais ser encontradas. Enquanto o Gartner estima que uma Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) eficaz pode reduzir os custos totais relacionados a documentos e registros em 40%.

O SoftExpert ECM proporciona os seguintes benefícios:

ROI FINANCEIRO:

  • Reduz drasticamente os custos de armazenamento do arquivo corrente (inclui o valor do espaço físico da sala, o custo para manter os armários/fichários de documentos, o custo de pastas e fichas de arquivos, assim como mesas para análise de documentos e outros móveis e utensílios.)
  • Elimina custos de armazenamento intermediário e permanente de arquivosatravés do controle e repositório centralizado de documentos (inclui o valor do espaço físico da sala, custo de terceirização do armazém de documentos, custo para acessar documentos, custo de itens físicos como caixas, rótulos, etc.)
  • Reduz o número de funcionários em tempo integral necessários para suportar os centros de armazenamento intermediários e permanentes de documentos em papel.
  • Corta os gastos com impressão e aquisição de papéis por meio da gestão e distribuição eletrônica de documentos.
  • Elimina os “custos ocultos” da existência de documentos em papel em arquivos locais, arquivos pessoais e pequenas áreas “não oficiais” de arquivos departamentais.
    • ( Eu mantenho cópias dos relatórios na minha mesa porque leva muito tempo para obtê-los na sala de arquivos, e, além disso, alguém pode já ter pego os documentos.)
  • Evita custos de recuperação e substituição de documentos extraviados, mal utilizados e desgastados pelo uso. Quanto custa recriar um documento perdido, encontrar um documento extraviado e substituir um documento que não está mais legível?
    • Empresas gastam em média $20 em mão de obra para arquivar um documento, $120 em mão de obra para encontrar um documento erroneamente arquivado e $220 em mão de obra para recriar um documento perdido. (Fonte: AIIM)
  • Reduz os custos em questões judiciais devido à redução de registros a serem pesquisados (através da captura e eliminação adequada de registros) e o uso de ferramentas de busca com filtros mais eficientes e precisos.
  • Eleva as receitas do negócio e reduz o custo total de operação…
    • … diminuindo os custos com manuseio de papel;
    • … cortando custos de arquivamento, duplicação e recuperação em repositórios externos;
    • … reduzindo o downtime da organização em caso de desastres naturais;
    • … simplificando o plano de continuidade do negócio;
    • … utilizando o espaço atualmente necessário para armazenar papel com atividades mais produtivas e geradoras de receita;
    • … melhorando a utilização dos ativos digitais;
    • … aumentando a colaboração sobre os dados e o conhecimento.

Investimento

  • O investimento no SoftExpert ECM dependerá do tamanho da organização e do escopo definido para o projeto.

Retorno no Investimento (%)

  • ((((Total de Economia Anual) x nº de anos) – Investimento Inicial) / Investimento Inicial) x 100.

Tempo de Retorno – Payback (anos)

  • Investimento Inicial / Total de Economia Anual.

ROI NÃO FINANCEIRO:

  • Aumenta a produtividade devido ao gerenciamento eletrônico do conteúdo-criação, revisão, aprovação, distribuição e tempos de ciclo aprimorados a medida que somente as versões mais novas de documentos estão disponíveis.
  • Economiza tempo por meio do gerenciamento centralizado das versões dos conteúdos.
  • Economiza recursos de TI mantendo o conteúdo armazenado e localizado em apenas um repositório central.
  • Elimina cópias pessoais eletrônicas e físicas espalhadas por toda a organização.
  • Proporciona redução dos recursos físicos a medida que o papel não é mais impresso, assinalado e cópias de múltiplas versões são arquivadas.
  • Conduz o crescimento da taxa de retenção de clientes, presença no mercado e receitas operacionais por meio da satisfação elevada dos clientes.
  • Sustenta as iniciativas de conformidade regulatória e estabelece um ambiente de gestão para os registros corporativos.
  • Reduz a tramitação de papel e impressão de relatórios por meio de dashboards abrangentes e consultas personalizadas de conteúdo.
  • Diminui o tempo de início de um projeto, abrevia a curva de aprendizado dos membros de um time de projeto e economiza tempo, uma vez que os processos, procedimentos e modelos de documentos são criados e reutilizados.

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