Toda empresa precisa ter um método eficiente de transferência de conhecimentos e metodologias de trabalho, o que é muito importante para realizar o treinamento de funcionários novos, por exemplo. Apesar de muitas empresas deixarem este treinamento por conta dos funcionários mais antigos, esta é uma forma incorreta de realizar o treinamento de um novo profissional, considerando que alguns vícios podem ser transmitidos e pode haver o esquecimento dos procedimentos ensinados. Por este motivo, a utilização de documentações padronizadas são importantes para que os funcionários novos possam estudá-la e os funcionários mais antigos possam utilizá-la para consulta sempre que houver dúvidas de como realizar determinados procedimentos.
O QUE É UM PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO (POP)?
O procedimento operacional padrão é um documento oficial desenvolvido pela empresa, que tem como objetivo formalizar e instruir quais são as atividades que devem ser feitas dentro de um procedimento, e como ele deve ser realizado. O POP identifica “quem” deve realizar o procedimento, “o que” deve ser feito e “quando” pode e deve ser aplicado. Geralmente o POP possui uma linguagem mais formal e técnica, seguindo as legislações e normas correspondentes.
O QUE É UMA INSTRUÇÃO DE TRABALHO (IT)?
As instruções de trabalho são documentos anexos ao POP e tem o objetivo de informar de forma mais detalhada quanto a realização das tarefas, incluindo questões como o tempo de execução, por exemplo. As instruções de trabalho mostram exatamente “como” as tarefas devem ser realizadas. As IT’s possuem uma linguagem mais simples e funcionam como um manual, mostrando um passo a passo fácil de ser compreendido e com informações de alta relevância para a execução das tarefas.
QUAL A DIFERENÇA ENTRE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO E INSTRUÇÃO DE TRABALHO?
Apesar das estrutura serem semelhantes , as funções destes dois documentos são diferentes. Enquanto as Instruções de Trabalho são aplicadas as atividades operacionais e trazem maior detalhamento sobre as tarefas, os POP’s possuem a função de padronizar os processos e garantir que a mesma tarefa será executada da mesma forma por todos os colaboradores, dificultando o surgimento de não-conformidades.
Para a utilização de documentações padronizadas, utilizar soluções automatizadas facilita muito no processo de elaborar, organizar e realizar o controle destes documentos, permitindo que eles estejam todos reunidos em um único lugar e disponível para que todos os colaboradores possam acessar rapidamente e de forma muito mais segura.
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