Realizar reuniões corporativas exige um gerenciamento organizacional para definição de datas e horários, participantes, locais e tópicos a serem discutidos, bem como a digitação da ata referente aos assuntos abordados.
As reuniões fazem parte do dia-a-dia das empresas, sendo de grande importância para as tomadas de decisões da empresa em diferentes vertentes e departamentos. É por isso que todas as informações relacionadas às reuniões precisam ser organizadas rapidamente, considerando que todo o tempo gasto na gestão das reuniões pode causar impactos negativos na produtividade e até causar atrasos na solução de questões urgentes da empresa.
O SoftExpert Reunião é um software para o planejamento e gerenciamento das reuniões e conta com ferramentas que possibilitam a otimização do tempo e organização da reunião como um todo. O software permite que seja feita a definição dos tópicos a serem discutidos durante a reunião, assim como a duração de cada tópico e os respectivos responsáveis. As decisões tomadas e os planos de ação também podem ser inseridos no software, assim como o anexo de documentos de diferentes formatos.
O SoftExpert Reunião faz parte do SoftExpert Suite, sendo um componente que pode ser integrado a outros componentes de gestão. Assim é possível utilizá-lo beneficiando-se das outras ferramentas disponíveis no SoftExpert Suite, como as notificações por e-mail, conhecimento de publicações e criações de painéis de acompanhamento, por exemplo. Funcionando como um calendário, o SoftExpert Reunião abrange todas as equipes, colaboradores, departamentos e gestores, centralizando todas as tarefas e responsabilidades em um único lugar, possibilitando inclusive, o apontamento das horas trabalhadas pelos colaboradores.
A maior vantagem do SoftExpert Reunião é a facilidade de conduzir a reunião com foco. Planejar a reunião antecipadamente e definir os tempos de duração é muito importante para otimização do tempo e evitar que alguns tópicos se percam durante a reunião. Outra importante vantagem é a possibilidade de inserir as informações da reunião dentro do software, como as decisões tomadas e os planos de ação. Considerando que somente os participantes terão acesso aos documentos, além de garantir a segurança dos documentos e informações, o software possibilita a assinatura digital dos participantes e encaminha as tarefas, para que os responsáveis possam executá-las.
