Manual da Qualidade do Fornecedor como fazer?

Você deve estar convencido de que sua empresa precisa de um Manual da Qualidade do Fornecedor, certo? Se você chegou até este post, foi porque teve dificuldade em prepará-lo e precisava saber quais itens deveriam constar neste documento.

Propósito

Descreva claramente ao seu fornecedor qual é o objetivo do manual.

exemplo:

• Divulgação de requisitos específicos sobre os padrões da empresa
• Promover políticas de qualidade/ambientais.
• Esclarecer e equilibrar os principais conceitos relacionados aos sistemas de gestão da qualidade/ambiental.
• Disseminação de Diretrizes de Ética e Responsabilidade Social

Política

Divulgação completa das políticas da sua empresa. Seja qualidade, ambiente ou integração. Como participante absoluto do sistema de gestão, é fundamental que seus fornecedores tenham fácil acesso às suas políticas. Assim, você garante que ele entenda o compromisso de sua empresa com a qualidade e o meio ambiente e que busque isso em seus parceiros de negócios.

Código de Conduta e Ética

Seus fornecedores também estão diretamente relacionados ao seu código de conduta e ética. A forma como eles se comporta afeta diretamente os valores e a imagem da sua empresa. Portanto, além de divulgar seu código de ética completo, descreva o que você espera de seus parceiros, como: trabalho escravo, fraude, anticorrupção, assédio, trabalho forçado, trabalho infantil, saúde e segurança dos funcionários e muito mais.

Requisitos Mínimos

Compartilhe os requisitos mínimos para que os fornecedores trabalhem com sua empresa. Isso pode não ser o mesmo que o tipo de produto ou serviço que oferece. Alguns requisitos: licenças, certificados, alvarás, certificações, laudos, seguros, PCMSO, etc. Aqui, também é importante ressaltar quem será o responsável pelo envio ou coleta dos documentos quando eles expirarem.

Ou seja, sua empresa terá esse controle e cobrará do fornecedor quando a licença expirar, ou o parceiro é responsável por enviá-la sem cobrança? Existe alguma penalidade caso este documento não seja enviado dentro do prazo exigido? É necessário descrever esta informação.

Matriz de Risco

Se você possui uma matriz de risco do fornecedor que categoriza e diferencia com base no tipo de entrada ou serviço fornecido por seus parceiros e seu impacto real no produto de sua organização, é muito importante explicar em seu manual a metodologia usada para fabricar essa matriz importante. Dessa forma, seus fornecedores saberão por que podem ser avaliados de forma diferente.

Avaliação

É importante ter um processo de avaliação na gestão de fornecedores. Seja por meio de questionários, auditorias ou avaliações de documentos. Eu escrevi outro post no meu blog que aborda todo o processo com mais detalhes. Traga em seu manual todas as regras envolvidas no processo de avaliação dos fornecedores de sua empresa. Alguns exemplos de regras são:

• Como é feita a classificação;
• Com que frequência essa avaliação é realizada;
• Quais são as regras para memorização;
• Qual o prazo para envio das informações, sejam questionários, planos de ação ou documentos;
• A regra é a mesma até para fornecedores certificados.

Se o processo de revisão ocorrer apenas em circunstâncias específicas, descreva claramente quando e por que eles ocorrem. Veja alguns exemplos abaixo:

• Não conformidades que afetaram seu cliente final;
• Reincidência de não conformidade;
• Não atingimento de pontuação nos questionários;
• Verificação de eficiência e eficácia de planos de ação;
• Alteração no processo produtivo;
• Representatividade do fornecedor conforme seu risco;
• Solicitação de cliente

Indicadores

Divulgue em seu manual todas as métricas utilizadas para monitorar fornecedores e as possíveis consequências do não cumprimento das metas. Neste projeto, além dos KPIs de qualidade, também podem existir indicadores financeiros. Alguns exemplos de monitoramento:

• Entrega no prazo;
• resultados da auditoria;
• o número de não conformidades;
• taxa de retorno;
• Tempo de resposta;
• Disponibilidade do fornecedor;
• Preço competitivo.
  

Envio e Embalagem

Defina quais são os requisitos básicos para entregar um produto de alta qualidade em sua empresa. Não se esqueça de informar sobre o prazo de entrega permitido.

Não Conformidades e Planos de Ação

Detalhe como sua empresa desenhou seu processo de reclamação de fornecedores, desde os tipos de reclamações que você pode registrar até os prazos para envio de um plano de ação e as responsabilidades suas e de seu parceiro.

É importante que seus fornecedores recebam treinamento adicional sobre como concluir uma investigação de não conformidade. Se você precisar de um método específico de identificação da causa raiz (5 Porquês, Ishikawa, RCA), o fornecedor precisa ser capaz de fazê-lo.

Isso vale para os planos de ação. Se você precisar usar um método específico, como 5W2H, também precisará obter esse treinamento do fornecedor. Lembre-se de que nem todos os parceiros possuem todo o conhecimento e conhecimento gerencial de sua empresa, e compartilhar sabedoria beneficia ambas as partes.

Requisitos Adicionais

Se achar necessário, descreva alguns pontos básicos que seu fornecedor deve ter em sua matriz interna de riscos. Por exemplo:

• Rastreabilidade e retenção de registros durante todo o processo;
• Capacitar todo o seu pessoal, inclusive com a obrigatoriedade de compartilhamento de seu manual;
• Análise de matéria-prima em laboratórios credenciados;
• Manutenção preventiva e corretiva;
• Controle de alternância;
• Gestão de riscos e oportunidades;
• Controlar e gerenciar seus fornecedores;

Contatos

Compartilhe uma lista de contatos que o fornecedor pode precisar (nome, e-mail, cargo e número de telefone). Os departamentos que normalmente se envolvem nessa interação com parceiros externos são:

• Qualidade;
• Compras;
• Saúde, Segurança e Meio Ambiente;
• laboratório;
• pesquisa e desenvolvimento;
• Regulamentos.

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