Como preparar o manual de qualidade do fornecedor?

Objetivo

Descreva com clareza para seu fornecedor qual é o objetivo do manual.

Exemplos:

• Divulgar os requisitos específicos no que se refere as normas da empresa
• Divulgar a Política da Qualidade/Ambiental.
• Esclarecer e nivelar conceitos importantes no que se refere a Sistema de Gestão da Qualidade / Ambiental.
• Divulgar o Código de Ética e Responsabilidade Social

Políticas

Divulgue totalmente a política da sua empresa. Seja qualidade, proteção ambiental ou integração. É fundamental que o seu fornecedor, como participante absoluto do seu sistema de gestão, tenha fácil acesso às suas políticas. Assim você garante que ele está ciente do compromisso da sua empresa com a qualidade e o meio ambiente, e que também o busca com seus parceiros de negócios.

Código de Conduta e Ética

Seus fornecedores também estão diretamente relacionados ao seu código de conduta e ética. A forma como trabalham pode afetar diretamente os valores e a imagem da sua empresa. Por isso, além de divulgar todo o código de ética, descreva também o que você espera de seus parceiros em questões como: trabalho escravo, fraude, anticorrupção, assédio, trabalho forçado, trabalho infantil, saúde e segurança dos colaboradores.

Requisitos mínimos

Compartilhe os requisitos mínimos que um fornecedor deve atender para trabalhar com sua empresa. Isso pode variar dependendo do tipo de produto ou serviço oferecido. Alguns requisitos: licenças, certificados, aprovações, credenciamentos, laudos, seguros, PCMSO e outros. Aqui também é importante destacar quem será o responsável pelo envio ou recebimento de documentos após o vencimento.

Isso significa que sua empresa terá esse controle e será cobrado do fornecedor toda vez que a licença expirar, por exemplo o parceiro será responsável por enviá-la sem essa taxa? Haverá multa se este documento não for enviado em tempo hábil? É imperativo que você descreva esta informação.

Matriz de risco

Se você tem uma matriz de risco de fornecedor que classifica e diferencia os parceiros de acordo com o tipo de insumos ou serviços fornecidos e seu impacto real no produto da sua organização.

Avaliação

É importante ter um processo de avaliação na gestão de fornecedores. Seja por meio de questionário, auditoria ou avaliação documental. Escrevi outro artigo aqui no blog com mais detalhes sobre todo o processo. Inclua em seu manual todas as regras que se aplicam ao processo de avaliação de fornecedores de sua empresa. Exemplos de algumas regras são:

• Como é feita a pontuação;
• Qual é a frequência que ocorre essa avaliação;
• Quais são as regras de deméritos;
• Qual é o prazo para envio de informações, sejam elas questionários, planos de ação ou documentos;
• A regra é igual mesmo para fornecedores certificados.

Caso o processo de auditoria ocorra somente em situações específicas, descreva claramente quando e porque ocorrerão. Veja alguns exemplos a seguir:

• Não conformidades que afetaram seu cliente final;
• Reincidência de não conformidade;
• Não atingimento de pontuação nos questionários;
• Verificação de eficiência e eficácia de planos de ação;
• Alteração no processo produtivo;
• Representatividade do fornecedor conforme seu risco;
• Solicitação de cliente
  
  Indicadores

Destaque em seu manual todas as métricas que são utilizadas para monitorar seus fornecedores, bem como as possíveis consequências do não cumprimento da meta. Além dos KPIs qualitativos, este item também pode incluir indicadores financeiros. Alguns exemplos de monitoramento:

• Pontualidade na entrega;
• Resultados de auditorias;
• Número de não conformidades;
• Taxa de devolução;
• Tempo de resposta;
• Disponibilidade do fornecedor;
• Competitividade de preço.
  
  Transporte e embalagem

Defina quais são os requisitos básicos para que o produto seja entregue com qualidade em sua empresa. Não se esqueça de especificar os prazos de entrega permitidos.

Não Conformidades e Planos de Ação

Detalhe como é elaborado o processo de reclamação de fornecedores de sua empresa, desde quais tipos de situações uma reclamação pode ser apresentada até o prazo para envio de um plano de ação e suas responsabilidades e de seu parceiro.

É importante que seus fornecedores recebam treinamento adicional sobre como concluir uma investigação de não conformidade. Se você precisar de um método específico para identificar a causa raiz (5 Porquês, Ishikawa, RCA), precisará treinar o fornecedor sobre como implementar esse método.

O mesmo vale para os planos de ação. Se você precisar usar um método específico, como 5W2H, também deverá garantir que esse treinamento seja feito com seu fornecedor. Lembre-se de que nem todos os seus parceiros têm todo o conhecimento e bagagem de gestão da sua empresa, e compartilhar sabedoria é bom para ambas as partes.

Requisitos Adicionais

Caso você veja a necessidade, descreva alguns pontos imprescindíveis que seus fornecedores devem ter em sua unidade caso os mesmos tenham sido levantados em sua matriz de risco interna. Por exemplo:

• Rastreabilidade e retenção de registro de todo seu processo;
• Treinamento de todos seus colaboradores, inclusive compartilhando os requisitos de seu manual;
• Utilização de laboratórios certificados para análise das matérias-primas;
• Manutenção preventiva e corretiva;
• Controle de mudanças;
• Gerenciamento de riscos e oportunidades;
• Controle e gestão de seus fornecedores;

Contatos

Compartilhe a lista de contatos (nomes, e-mails, cargos e telefones) das pessoas que o fornecedor pode precisar. Os departamentos que geralmente possui essa interação com os parceiros externos são:

• Qualidade;
• Compras;
• Saúde, Segurança e Meio Ambiente;
• Laboratório;
• Pesquisa e Desenvolvimento;
• Portaria.

Agora que você já sabe tudo o que precisa saber sobre a elaboração do seu manual, existe alguma solução que possa te auxiliar em todo o processo de gestão de fornecedores? Conheça o SoftExpert SLM (Supplier Lifecycle Management), a solução mais completa e inovadora do mercado para automação e melhoria de processos, conformidade regulatório e excelência em fornecedores. Deseja entender mais? Basta clicar no botão abaixo.