Gestão de contratos: como agilizar o processo

Gestão de contratos: como agilizar o processo

Todo relacionamento que as empresas mantêm com partes interessadas, como fornecedores, parceiros e clientes, é regido por um contrato. Por isso, é muito importante que a gestão dos contratos seja realizada de forma ágil, transparente e padronizada. No entanto, esse processo costuma ser lento e ineficiente.

Problemas de má gestão de contratos

Contratos mal administrados ou monitorados de forma inadequada podem resultar em grandes prejuízos para as corporações. Esse processo manual está repleto de gargalos e erros diários e leva muito tempo para alcançar o resultado desejado. Aqui estão algumas das principais consequências que mais prejudicam as organizações quando se trata de gerenciamento de contratos:

• Extravio de documentos
• Tempo gasto em cartórios
• Prejuízos por perda de prazo e renovações
• Risco de não conformidades aumentado
• Lentidão na negociação, criação e aprovação de contratos
• Falta de padronização de sistemas, processos, formatos e cláusulas contratuais
• Contratos espalhados pela organização
• Grande desperdício de tempo com tarefas manuais
• Fluxos de aprovação ineficientes
• Dificuldade de gerenciar versões do contrato

A importância da gestão de contratos

A gestão de contratos é o processo que coordena todo o ciclo de vida do contrato, desde as aplicações iniciais, cronogramas e datas de pagamento até o vencimento e renovação. A fim de melhorar a eficiência operacional da organização e reduzir o risco financeiro, as etapas desse processo incluem a análise de desempenho em relação aos prazos e fases do contrato.

Os contratos afetam diversas áreas da empresa, e a forma como são geridos pode afetar significativamente o orçamento, a operação, o atendimento e a imagem da empresa no mercado. Além disso, há uma necessidade crescente de gerenciamento de contratos transparente e eficaz para atender aos padrões regulatórios.

Portanto, uma gestão de contratos eficiente melhora a produtividade da organização, facilita o trabalho dos colaboradores e gera melhores resultados como um todo.

Benefícios da automação de contratos

Um processo automatizado de gerenciamento de contratos reduz a probabilidade de erros e perdas. Com isso, as empresas buscam cada vez mais processos automatizados para aumentar a eficiência e atingir seus objetivos. A automação dessas atividades reduz a burocracia, além de agilizar e facilitar todo o processo.

A automação transforma atividades dispendiosas e desconectadas em processos digitais centralizados e colaborativos para visibilidade, otimização e competitividade. Abaixo, destaco 4 benefícios que a automatização da gestão de contratos pode trazer para o seu negócio:

Segurança e centralização

Os contratos e documentos relacionados geralmente são armazenados em várias pastas físicas, muitas vezes sem controles de acesso, dificultando o gerenciamento eficiente e seguro de documentos.

Facilidade e praticidade na gestão de documentos

A falta de padronização faz com que as empresas gerenciem os contratos de forma ineficiente. As pessoas podem trabalhar com versões incorretas de um documento, resultando em baixa produtividade e colocando as organizações em risco.

A automatização desse processo garante sua padronização e ganha uma estrutura interativa que valoriza a integração. Dessa forma, gera eficiência, propondo passos muito claros a serem seguidos e limitando falhas, melhorando toda a cadeia do processo. Além disso, garante que os funcionários sempre usem versões atualizadas desses documentos.

Agilidade no processo

Os contratos geralmente ficam espalhados entre as empresas esperando para serem assinados e muitas vezes são perdidos ou esquecidos em meio a tantos outros documentos, acabando com uma longa demora em todo o processo.

Ao automatizar os processos de solicitações, aprovações, notificações e atribuições de tarefas, as atividades tornam-se mais simples. Os solicitantes e o departamento jurídico podem acompanhar o percurso do documento em tempo real, promovendo fluxos de trabalho colaborativos e oferecendo ferramentas de edição, facilitando e agilizando a colaboração da equipe.

Também é possível definir lembretes automáticos para alertá-lo sobre partes importantes do documento para revisão. Isso elimina o risco de perda de contratos e evita que eles fiquem atolados em e-mails ou se acumulem nas mesas. As assinaturas digitais também podem ser utilizadas para aumentar a eficiência e a segurança na execução dos contratos.

Monitoramento simplificado das datas de vencimento e renovação

Todos os contratos têm uma data de vencimento definida e uma data de entrega definida. Parte de gerenciá-los é saber o que fazer quando eles estão terminando.

O resultado desse gerenciamento é a geração de possíveis contratos que transcorrem automaticamente de ano para ano em termos cada vez mais desfavoráveis. Além disso, em casos mais graves, as organizações podem apresentar riscos de não conformidades ao não cumprir cláusulas do contrato ou ainda conviver com contratos vencidos.

Uma solução de gerenciamento de contratos bem-sucedida e automatizada rastreia automaticamente as datas de renovação e expiração, e avisa os administradores com notificações prévias. Ela também fornece relatórios para que a empresa esteja sempre ciente da fase de cada contrato.