Gestão de Projetos e Portfólios

SoftExpert PPM

A mais completa solução corporativa para a gestão integrada da excelência e conformidade empresarial

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O Desafio

O Gerenciamento de Projetos e Portfólios é uma função crítica de gestão, que requer um esforço disciplinado para garantir o êxito. Para serem eficientes, os gerentes de projeto devem ser capazes de monitorar os projetos, portfólios e programas continuamente, a fim de assegurar que as principais ações sejam executadas e que decisões corretas sejam tomadas. Para isso, eles precisam de uma ferramenta que permita assegurar: o alinhamento dos investimentos estratégicos com as prioridades corporativas, entregas feitas no prazo e dentro do orçamento, e que os materiais e serviços fornecidos atendam às necessidades e especificações.

A Solução – SoftExpert PPM

O SoftExpert PPM é a solução mais completa para priorizar, planejar, administrar e executar projetos, portfólios e iniciativas de negócio. O software atende qualquer aplicação de negócio orientada a projetos na organização, como as iniciativas e investimentos estratégicos, desenvolvimento de produtos, programas de desenvolvimento de produtos, inovação e Six Sigma, prestação de serviços, manutenção de ativos, planejamento da capacidade de recursos, desenvolvimento e implementação de software, construção, etc.

O software ajuda as organizações a executarem seus projetos no prazo e dentro do orçamento, permitindo aos gerentes de projeto e integrantes da equipe otimizarem a duração, utilização dos recursos, entrega de milestones, custos e receitas, etc.

O SoftExpert PPM fornece um conjunto abrangente de recursos colaborativos orientando os gestores e integrantes das equipes de trabalho através do ciclo de vida dos projetos, começando pela identificação das demandas de negócio e indo até a entrega da solução.

Gestão de Projetos e Portfólios – PPM

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O software facilita a avaliação e comparação de projetos através de métodos objetivos, recebendo ideias, solicitações ou iniciativas de toda a organização através de formulários eletrônicos e encaminhando-as para aprovação via workflows automatizados. Todo este processo é configurável de acordo com as regras e procedimentos específicos de cada empresa, incluindo dashboards e relatórios, proporcionando uma maneira mais rápida e eficiente de definir o melhor mix de portfólio.

O SoftExpert PPM fornece aos gestores uma visão em tempo real dos investimentos, iniciativas e recursos da organização, ajudando-os a priorizar seus investimentos tendo como base critérios estratégicos como os benefícios, prazos, custos e riscos, garantindo o alinhamento com as estratégias de negócio da organização e com as políticas de governança.

Planeje o cronograma detalhado dos projetos de forma rápida e fácil contando com descrições das atividades, duração, alocação de recursos e dependência entre atividades. Mantenha um modelo completo da capacidade da organização e planejamento de recursos, inventário de habilidades, carga de trabalho total e demanda de recursos, e planeje como mitigar os riscos.

Principais benefícios da solução

Planeje o cronograma detalhado dos projetos de forma rápida e fácil. Contando com descrições das atividades, duração, alocação de recursos e dependência entre atividades. Mantenha um modelo completo da capacidade da organização e planejamento de recursos, inventário de habilidades, carga de trabalho total e demanda de recursos, e planeje como mitigar os riscos.
Gráficos de Gantt interativos permitem que os gerentes e demais envolvidos no projeto possam se comunicar de forma mais clara e completa através de uma representação gráfica do cronograma do projeto, enquanto que o calendário e a rede de atividades fornece uma visão intuitiva de suas responsabilidades, dentre as outras informações necessárias para realizar seu trabalho.
Com análises gráficas da utilização dos recursos, SoftExpert PPM fornece a agenda de recursos e sua alocação em vários projetos e destaca os conflitos de utilização aos gestores, reduzindo os atrasos inesperados ou limitações não previstas. Demandas não relacionadas a projetos também podem ser planejadas, revelando a verdadeira disponibilidade de recursos para os projetos de trabalho.
SoftExpert PPM melhora de forma eficiente a colaboração e a coordenação das equipes, garantindo que os cronogramas dos projetos mantenham-se em dia e que os atrasos sejam minimizados. O software facilita a comunicação e a distribuição da informação através da modelagem gráfica de workflows. Formulários interativos configuráveis e ricos dashboards visuais, garantindo qualidade, padronização e controle aos entregáveis das atividades.
A solução reduz o ciclo do projeto com um serviço de notificação por email proativo integrado com o cerne da automação do projeto. Coordena todo o fluxo de trabalho, incluindo atualização de status, notificações de apontamento de horas, aprovação de milestones, alocação de recursos, resolução de problemas, mudanças de escopo, e muitas outras rotinas.
SoftExpert PPM também fornece às equipes de projetos e terceiros um ambiente corporativo, colaborativo e totalmente web para criar, capturar, armazenar, organizar, proteger e administrar uma ampla variedade de formato de documentos, incluindo MS-Office, CAD, PDF, etc. Através de um sistema de controle de workflow nativo, os documentos são enviados para revisão e aprovação, com recursos de visualização, anotação e trilha de auditoria. Usuários podem facilmente encontrar e recuperar a última versão do documento utilizando a pesquisa full-text, dados do documento, classificação, etc.
SoftExpert PPM permite o acesso à informação e documentação dos projetos em qualquer momento e em qualquer lugar através de uma interface flexível e 100% web. Os usuários usufruem de interfaces alternativas, incluindo painéis interativos (dashboards), formulários personalizados e automação de workflows.
SoftExpert PPM pode ser usado facilmente por alguns usuários em projetos pequenos ou por milhares, alocados em milhares de atividades em centenas de projetos. A solução é construída sobre uma robusta arquitetura Java. Projetada para oferecer alto desempenho com forte esquema de segurança, integração flexível e análises em tempo real.

Alguns Recursos

Repositório único para priorização e avaliação de todas iniciativas de portfolio

Criação de portais de acompanhamento personalizados

Repositório centralizado para gestão e execução de tarefas

Relatórios de Status simples, gerados através de um clique

Ferramentas intuitivas para gestão de escopo do projeto, agendas, partes interessadas, qualidade, gastos, recursos e mais

Repositório único para priorização e avaliação de todas iniciativas de portfólio

Retorno sobre o Investimento (ROI)

Normalmente quando profissionais discutem o ROI de um investimento, eles estão pensando principalmente nos benefícios “financeiros”. Atualmente, as empresas devem também considerar os benefícios “não-financeiros” de um investimento.

Benefícios financeiros incluem o impacto no orçamento e finanças de uma empresa, por exemplo, redução de custos e aumento de receita.

Benefícios não financeiros são os chamados benefícios intangíveis ou não quantificáveis de um investimento. Diferentemente dos retornos financeiros, pode não haver um indicador ou critério comumente aceito pelas empresas para medir o seu retorno. Contudo, as soluções SoftExpert apresentam um potencial inegável para produzir impactos positivos no desempenho das organizações e para auxiliá-las a alcançar seus objetivos, com benefícios como, aumento da satisfação do cliente, informações mais precisas e ciclos mais curtos.

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A solução SoftExpert Project and Portfolio Management (PPM) oferece os seguintes benefícios:

ROI FINANCEIRO:

Economia Anual

Aumento de produtividade – processos de negócios otimizados; modelos de projeto; gerenciamento estruturado para o planejamento, execução e controle do projeto fará com que sua equipe alcance melhores resultados em menos tempo.
Redução no custo operacional – seguindo os benefícios descritos anteriormente, pela automação de algumas aplicações, permitirá ao seu negócio a redução do esforço para implementação e controle de cada projeto, as quais fornecem espaço para redução de custo total de pessoal.
Redução do dispêndio de orçamento em projetos de baixo valor agregado – por meio da implantação do gerenciamento de portfólio SoftExpert, é possível aos gestores a avaliação de riscos versus benefícios, a avaliação financeira, avaliação da viabilidade técnica e comercial, selecionando os projetos mais lucrativos.
Redução da aplicação de recursos em projetos que não atendem às especificações dos clientes – Um projeto bem planejado e com os recursos corretos, com expectativas bem definidas e realistas, resultados claramente definidos, seus benefícios claramente associados, e um gerenciamento eficaz do escopo, tempo, custo e qualidade reduzirá indubitavelmente a probabilidade de não atender aos requisitos dos clientes.
Economia de esforço administrativo – considerando os vários relatórios, consultas e o painel de controle configurável, os gestores estarão economizando entre 8 e 12 horas por mês em acompanhamento de cada projeto.

Investimento

O investimento no SoftExpert PPM dependerá do tamanho da empresa na metodologia de implementação.

Retorno no Investimento (%)

((((Economia Anual Total) x anos) – Investimento Inicial) / Investimento Inicial) x 100.

Tempo de Retorno – Payback (anos)

Investimento Inicial / Economia Anual Total.

ROI NÃO FINANCEIRO:

Melhor facilidade no atendimento dos objetivos estratégicos devido ao aumento da maturidade no gerenciamento de projetos e melhoria na cultura empresarial.
Aumento da satisfação dos clientes devido ao melhor gerenciamento dos requisitos e às ferramentas de controle de qualidade, alcançando metas acordadas e assegurando um resultado eficaz.
O aumento na satisfação dos clientes leva ao aumento da taxa de retenção de clientes, à melhora na reputação, na participação no mercado e receita.
Assegura conformidade regulatória. A SoftExpert permite a integração das capacidades do gerenciamento de conformidade com os processos de negócio.
Menos processos manuais e menos papeis para impressão, devido às consultas customizáveis e a um completo painel de controle (dashboard).
Redução do tempo para início do projeto, curva de aprendizado mais curta para os times do projeto e economia de tempo, uma vez que os processos, procedimentos e modelos sejam criados e reutilizados.
Assegura a cooperação e o trabalho em grupo eficaz. Os recursos serão melhor coordenados, fornecendo-lhes um método direto para resolver o que for necessário, de como fazê-lo e determinando quem faz o que e quando. O time do projeto se comportará com um maior senso de profissionalismo e autoconfiança, assegurando a retenção de pessoal.