Melhores Práticas para Gestão de Fornecedores

É importante definir todos os critérios envolvidos na qualificação e homologação de um fornecedor. Além de ajudar a otimizar processos, essa prática também ajuda a rastrear riscos que precisam ser mitigados.

A maioria das organizações não considera importante definir esses padrões, o que geralmente leva a vários desafios, incluindo atrasos na entrega, não conformidade e questões regulatórias que afetam seus processos internos.

Os fornecedores podem ser categorizados com base no tipo de insumo ou serviço que fornecem e seu impacto real no produto da organização. À medida que os parceiros se tornam críticos, o mesmo acontece com os riscos associados a eles, os relacionamentos se tornam mais complexos e a saúde das parcerias se torna um fator importante para o sucesso dos negócios. Portanto, para desenvolver estratégias contra tais ameaças, a gestão de riscos de fornecedores desempenha um papel extremamente importante na proteção do valor entregue e contribui para os demais sistemas de gestão da empresa. Veja o exemplo de definição de risco do fornecedor abaixo:

Seleção e gestão de contratos

Para negociar, monitorar e refinar acordos legais entre fornecedores, sejam eles qualquer organização terceirizada que forneça o contrato principal (ou seja, o contrato de suporte que fornece bens e serviços à sua organização), você precisa de uma abordagem centralizada para escrever, revisar, aprovar e atualizar esses documentos. A automação com modelos (pré-aprovados por sua equipe jurídica) garante que os contratos novos e existentes estejam em conformidade com as políticas e leis da sua empresa e incluam informações precisas sobre os termos, condições e preços do fornecedor.

Essa abordagem também pode ajudá-lo a identificar oportunidades para melhorar o retorno sobre o investimento (ROI) de sua empresa desenvolvendo parcerias mutuamente benéficas com fornecedores estratégicos de alto desempenho.

Um gerenciamento de contrato forte reduzirá o risco da sua organização. Isso inclui questões como conflitos de interesse e fraude. Dito isso, sua empresa deve garantir que todas as medidas apropriadas sejam tomadas para prevenir, identificar e remediar conflitos de interesse, incluindo medidas de combate à fraude ao longo da vigência do contrato.

Avaliação de qualidade

A abordagem de fornecedores pode começar com um simples e curto questionário de pré-qualificação enviado a potenciais fornecedores. Em muitas organizações, o questionário é chamado RFI, abreviação do termo inglês Request For Information. Aqueles que se qualificam recebem uma Solicitação de Cotação, um documento formal e mais complexo que contém uma apresentação da empresa, documentos de licitação de fornecedores e detalhes sobre o projeto e requisitos.

Para algumas organizações, essa etapa normalmente incluem licenças, documentação e certificações exigidas, aspectos financeiros e econômicos, experiência em saúde e segurança, histórico de projetos e qualificações de pessoal e visitas ao local.

Nessa etapa, os potenciais fornecedores são selecionados e os compradores podem ver quais são os mais promissores para oferecer bens ou serviços que atendam aos padrões da empresa.

Monitoramento de Desempenho

Um indicador de desempenho é uma ferramenta usada para determinar se seus fornecedores estão trabalhando conforme o esperado e acordado em seus contratos.

A criação de um scorecard formal do fornecedor ajuda a rastrear e avaliar a qualidade, o desempenho e a conformidade do fornecedor. Esses scorecards rastreiam métricas como qualidade, entrega, lead time, preço e capacidade de resposta do fornecedor ao longo do tempo. Cada organização tem uma ideia diferente do peso de cada métrica.

O monitoramento de desempenho também é uma ótima maneira de analisar as funções de processo envolvidas no gerenciamento de suprimentos da sua empresa, identificando lacunas e pontos problemáticos. Dessa forma, as empresas podem se beneficiar não apenas contratando os melhores fornecedores, mas também testando e otimizando constantemente processos e métodos de gestão.

Comunicação transparente

Melhorar a comunicação com os fornecedores e informar exatamente o que a empresa precisa e quando precisa ajudar a construir relacionamentos baseados na transparência. Ao definir padrões de qualidade e esclarecer a importância dos serviços prestados pelos fornecedores nos processos da empresa, esse entendimento fica mais fácil para ambas as partes que buscam soluções que atendam aos objetivos do negócio.

É importante lembrar o velho ditado aqui: “Trate os outros como você mesmo”. A partir daí, esteja preparado e bem-informado. Quando você obtém uma compreensão profunda de seus parceiros e conduz os negócios de forma consistente, cria um sistema de comunicação com o fornecedor mais gerenciável e mensurável.

Cada vez mais compradores corporativos estão abandonando seus métodos manuais e demorados de gerenciamento de fornecedores existentes. Essas organizações estão recorrendo a sistemas automatizados de gerenciamento de fornecedores para otimizar processos, melhorar a consistência e economizar horas de trabalho valiosas.

O futuro dos relacionamentos com fornecedores depende em grande parte de como as empresas acompanham o desempenho de seus parceiros e se comunicam com eles. As ferramentas de gerenciamento de fornecedores ficaram mais inteligentes ao longo dos anos. Um fluxo de trabalho dinâmico de gerenciamento de relacionamento com fornecedores identificará gargalos de processo, acompanhará o desempenho do fornecedor, aumentará o envolvimento do fornecedor e reduzirá o risco.

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