Relatório de Não Conformidade: para que serve e como fazer

O Relatório de Não Conformidade (RNC) é um documento essencial no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), voltado para registrar e analisar desvios entre os requisitos de qualidade estabelecidos e a condição real de um produto, serviço ou processo. Comumente usado nos setores de produção, fabricação e operações, ele pode ser criado por qualquer área da empresa.

Uma não conformidade ocorre quando algum produto, serviço ou processo não atende aos requisitos de qualidade. Identificar e corrigir essas falhas auxilia as empresas a aprimorar seus processos e produtos, além de garantir conformidade com as normas e regulamentos.

Neste artigo, você aprenderá a importância do RNC, quem deve criar esse documento e como elaborá-lo corretamente.

Para que Serve um Relatório de Não Conformidade?

O RNC permite que a empresa documente todos os desvios e realize uma análise das causas para implementar ações corretivas. Com isso, assegura-se a conformidade com os padrões de qualidade e o aprimoramento contínuo. Entre suas principais funções, o RNC possibilita:

• Documentar Desvios: Registro detalhado das não conformidades, facilitando a análise de reincidência, origem e escopo.
• Analisar Causas: Identificação das causas dos problemas, contribuindo para a melhoria dos processos.
• Implementar Correções: Ações corretivas direcionadas à eliminação dos problemas identificados.
• Melhorar Processos: Aperfeiçoamento contínuo da qualidade e eficiência organizacional.
• Garantir Conformidade: Atendimento aos padrões de qualidade, como os requisitos da ISO 9001.
• Promover Cultura de Qualidade: Incentivo para que todos os colaboradores colaborem com a qualidade, identificando e reportando falhas.

Corrigir e registrar não conformidades também ajuda a empresa a evitar problemas recorrentes e a manter a satisfação do cliente.

Quem Deve Fazer um Relatório de Não Conformidade?

Normalmente, o responsável pela qualidade identifica as não conformidades, mas todos na empresa podem e devem reportar desvios. Fomentar uma cultura de qualidade onde todos se sintam à vontade para registrar falhas é essencial para um SGQ eficaz.

Com um software de gestão como o SoftExpert Suite, a empresa pode padronizar o processo de criação de RNCs, facilitando o registro e a resolução de não conformidades de forma digitalizada e centralizada.

Como Elaborar um Relatório de Não Conformidade?

Para garantir a eficiência de um RNC, siga as etapas abaixo:

1. Identifique o Desvio e Aja Imediatamente: Determine o problema e, se necessário, tome ações imediatas, como contenção ou suspensão do produto/serviço.

2. Descreva o Problema com Detalhes: Explique quem detectou a não conformidade, o que foi identificado, quando ocorreu e onde a falha aconteceu.

3. Analise a Causa do Problema: Para não conformidades complexas, realize uma análise de causa utilizando ferramentas como o Diagrama de Ishikawa ou os “5 Porquês”.

4. Implemente Ações Corretivas: Crie um plano de ação para solucionar a falha e evitar a recorrência. Decida entre ações corretivas (para eliminar a raiz do problema) ou apenas correções, se o problema for simples.

5. Monitore e Verifique as Ações: Documente os resultados e ajuste as ações conforme necessário para garantir a eficácia das soluções.

6. Comunique-se e Treine a Equipe: Informe os envolvidos sobre as ações corretivas e ofereça treinamentos para reduzir a ocorrência de problemas semelhantes no futuro.

Conclusão

O Relatório de Não Conformidade é fundamental para manter os padrões de qualidade e promover melhorias contínuas em uma organização. Com o RNC, as empresas podem identificar falhas, analisar suas causas e implementar soluções eficientes. Além de garantir a conformidade, o RNC contribui para a satisfação do cliente e a reputação da empresa. Ao seguir as etapas deste artigo, sua empresa estará melhor preparada para lidar com não conformidades de forma proativa e eficaz.