Por que os projetos de ECM falham?

Por que os projetos de ECM falham?

Projetos de ECM estão entre as prioridades das organizações que buscam melhorar a segurança e simplificar o acesso à informação, atender requisitos regulatórios, otimizar processos e reduzir custos. Atualmente, o mercado oferece uma variedade de metodologias, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos. Porém, isso é suficiente para garantir o sucesso de um projeto de ECM?

Recentemente, a Forrester apresentou os resultados de um estudo envolvendo um projeto de gerenciamento de informações. Uma das estatísticas mais marcantes mostra que 66% dos projetos são encerrados devido a algum tipo de falha. Além disso, pesquisas mostram que esse número tem se mantido estável nos últimos anos.

Principais falhas dos projetos de ECM

Destacamos as três situações a seguir que podem afetar o sucesso do projeto:

Gestão de mudanças inadequada

O planejamento da mudança é muitas vezes negligenciado por medo de resolver o problema. Como resultado, várias questões importantes permanecem sem resposta:

• Quem será afetado?
• Quais recursos são necessários?
• Que horas são necessárias?
• Quanto custa isso?

Os projetos mudam a rotina de uma organização, por isso é importante que as atividades sejam planejadas. Também é fundamental definir metas e objetivos com clareza, comunicar e apoiar os envolvidos, escolher as estratégias certas e definir os meios para monitorar os resultados.

Ausência do patrocinador

Todo projeto ECM requer o envolvimento e comprometimento do patrocinador. Para que os objetivos sejam alcançados, não basta carregar o título e acompanhar o projeto remotamente. O patrocinador deve se envolver, participar de reuniões de trabalho, mostrar os benefícios aos que serão afetados, esclarecer dúvidas e tomar decisões.

Dificuldades em reconhecer requisitos de projeto

O mal-entendido ou a definição incorreta dos requisitos do projeto ainda é bastante comum. Os projetos geralmente são criados para resolver um problema específico. No entanto, a necessidade real pode ser mais ampla e se aplicar a outras áreas ou processos de negócios.

Por exemplo, um projeto de automação de digitalização de documentos pode abranger uma área. No entanto, outras áreas podem exigir a reutilização desse conteúdo. Isso significa que a demanda é realmente maior. Portanto, é necessário entender detalhadamente o escopo do projeto. Para evitar problemas desse tipo, técnicas como entrevistas, questionários, workshops, protótipos, entre outras, podem ser utilizadas.

Em conclusão, existem alguns cuidados a serem tomados para evitar atrasos nos projetos, gastos excessivos e metas perdidas. Este artigo menciona apenas três, mas certamente há muitos mais.