BPM: o que é e os benefícios para o seu negócio

Temos a primeira versão do processo de compra! Graças ao diagrama, pudemos entender melhor esse processo e também tirar dúvidas sobre ele:

• O modelo está apropriado?
• Existem pontos de sobrecarga (gargalos)?
• Todas as áreas relevantes estão incluídas no processo?
  

Etapa 2 – Automação de processos

Um processo devidamente apresentado tem seu valor. Mas agora? Para dar o próximo passo, o uso da tecnologia é essencial. O conceito do que é BPM está enraizado no suporte tecnológico. Trata-se de traduzir o processo modelado em algo que pode ser feito.

Em nosso exemplo, se o pedido de compra for superior a R$ 1.000,00, o processo requer aprovação da gerência. O sistema BPM interpreta esta regra e direciona a ação para o aprovador. O proprietário da atividade recebe tarefas em sua caixa de entrada.

A complexidade da automação também deve levar em consideração o número de execuções. Ou seja, processar instâncias que ocorrem com mais frequência simultaneamente. Isso pode ser difícil para um gerenciamento manual ou individualizado, mas é uma tarefa simples para um sistema BPM.

As integrações são outro ponto importante nessa etapa da automação. Sabemos que informações importantes podem ser distribuídas para outras fontes e sistemas da organização. Informações que podem ser fundamentais para as regras de negócio dos processos modelados. É importante ter fácil acesso a essas informações, independentemente da tecnologia a ser utilizada para isso.

Etapa 3 – Medição e análise do processo

Depois de automatizar o processo com o sistema, você precisa identificar os principais indicadores de desempenho (KPIs), por exemplo:

• Quantos pedidos de compra existem em cada etapa?
• Qual o tempo médio para finalização da compra?
• Qual o tempo médio para aprovação de um pedido de compra?
• Qual é a carga de trabalho de cada pessoa? Existe alguma sobrecarga?

Passo 4 – Melhoria e melhoria

Os números nos ajudam a detectar oportunidades de melhoria. Mas eles só serão úteis se essas melhorias forem realmente implementadas. Ajustes de carga de trabalho, redistribuição de recursos e eliminação de atividades que não agregam valor são exemplos de melhorias que podem ser implementadas para melhorar a eficiência do processo.

Essas mudanças devem ser dinâmicas, mas não fora de controle. O conceito de revisão é um grande aliado nesse processo. As alterações são feitas e documentadas, e a nova versão só entra em vigor depois de aprovada e aprovada.

Então, o que é gerenciamento de processos de negócios? BPM (Business Process Management) é uma disciplina (método + tecnologia) para automatizar e melhorar os processos de negócios que suportam suas operações.

Vimos que o crescimento simplesmente não é possível gerenciando manualmente os processos de negócios. Ferramentas como e-mail ou planilhas do Excel são soluções temporárias. À medida que os volumes crescem, as planilhas do Excel tornam-se incontroláveis. Algo semelhante acontece com o e-mail. Portanto, você precisa de uma ferramenta adequada para gerenciá-los.

Todos os processos podem ser aprimorados e aprimorados, e o BPM é seu principal aliado nessa jornada. Convido você a conhecer o SoftExpert BPM, uma solução que facilita e orienta a modelagem, automação, análise e revisão de processos, entre outros inúmeros benefícios.