Como gerenciar os recursos do projeto em 6 passos

Como gerenciar os recursos do projeto em 6 passos

Uma boa gestão de recursos é um dos principais fatores para o sucesso dos projetos. Iniciativas que não possuem os recursos necessários no momento certo provavelmente terão problemas de prazo, qualidade e certamente de orçamento. Neste artigo, vamos analisar os 6 processos essenciais para garantir que seu projeto tenha os recursos necessários na hora e no lugar certo.

Planeje a gestão de recursos

Envolve determinar como estimar, adquirir, gerenciar e usar recursos físicos e humanos. O plano de gestão de recursos incluirá informações como quem será responsável por contratar ou designar as pessoas necessárias e quem será responsável por autorizar compras ou aluguéis de equipamentos, espaço físico e outros recursos. Este processo deve garantir que recursos suficientes estejam disponíveis ao longo do projeto.

O PMBOK, guia publicado pelo Project Management Institute (PMI), também sugere que seja estabelecido um prazo para o estabelecimento de uma equipe nesta fase. Incluirá valores da equipe, diretrizes de comunicação, critérios e processo de tomada de decisão, processo de resolução de conflitos, diretrizes para reuniões de equipe e acordos.

Estime os recursos da sua atividade

Esse processo determinará quais recursos e em que quantidades serão necessários para cada atividade. Especifique o tipo, quantidade e características dos recursos humanos, materiais, equipamentos e insumos necessários para o projeto. Se necessário, este processo pode ser realizado periodicamente durante o projeto. Para realizar este processo, é necessário que a lista de atividades do projeto e seus atributos já esteja disponível.

Ao fazer estimativas, vale sempre considerar os fatores ambientais da empresa, localização e disponibilidade de recursos, habilidades dos membros da equipe, cultura organizacional, dados de estimativas anteriores e condições de mercado.

Obtenha recursos

É o processo de obtenção de membros da equipe, instalações, equipamentos, materiais, suprimentos e outros recursos necessários para concluir o projeto. Os recursos que já pertencem à empresa ou já fazem parte da força de trabalho formam os chamados grupo de recursos internos. Porém, é importante ressaltar a necessidade de negociação e planejamento com as áreas envolvidas para que não haja conflito. Além disso, deve-se levar em consideração que o gerente de projetos pode não ter controle direto sobre os recursos, mesmo internos. Os recursos que não são de propriedade da organização devem passar por um processo de identificação de fornecedores.

Para conduzir com sucesso o processo de fornecimento de recursos, é essencial ter informações sobre os recursos existentes, incluindo disponibilidade, níveis de competência e experiência. A utilização da ferramenta integrada que é a Competência SoftExpert permite a seleção precisa e fácil de recursos humanos para o projeto. A estrutura organizacional e a localização geográfica também devem ser levadas em consideração e, dependendo da natureza do negócio, pode ser realizada a formação de equipes virtuais.

Desenvolva a equipe

A gestão de recursos também inclui avaliar a existência de lacunas de competência na equipe e trabalhar para preenchê-las. A subcontratação é sempre possível para atender a necessidades específicas. No entanto, você deve se lembrar sobre possíveis necessidades futuras e até mesmo a possibilidade de usá-lo em outros projetos paralelos. De qualquer forma, é recomendável não focar apenas nos objetivos do projeto.

Gestão de equipe

O gerente de projeto deve se esforçar para manter a equipe motivada, mantendo um ambiente de colaboração e inspiração. Para atingir esse objetivo, é importante monitorar constantemente o progresso da equipe, fornecer feedback e fazer mudanças para otimizar o desempenho. A resolução de conflitos requer atenção especial. Eventuais acontecimentos podem afetar o ambiente e contaminar o clima da equipe. Bons resultados e conquistas devem ser comemorados e recompensados ​​ao longo da vida do projeto. Da mesma forma, pessoas com resultados piores precisarão de mais ajuda. Sempre procure oportunidades para desafiar membros de alto desempenho. Isso irá mantê-los motivados e liderar pelo exemplo.

Fontes de controle

Os recursos necessários para implementar o projeto devem estar disponíveis no momento certo, na quantidade certa e no lugar certo. Da mesma forma, devem ser liberados assim que não estiverem mais em uso. O controle de recursos deve ocorrer ao longo do ciclo de vida do projeto e tem como objetivo monitorar se o que está acontecendo na prática corresponde ao planejado. Se o uso real de recursos for diferente, uma ação corretiva deve ser tomada o mais rápido possível. Isso evita afetar o andamento do projeto. A utilização de relatórios gerados por soluções como o SoftExpert Projeto contribui muito para o trabalho de controle e gestão dos recursos.

Já percebeu a importância da gestão de recursos para o sucesso dos seus projetos? Então aproveite e conheça um pouco mais sobre esse e outros temas relevantes acessando nossa biblioteca de artigos em nosso site.