Descrevendo Problemas de Forma Eficiente para Melhoria Contínua

Identificar e descrever adequadamente um problema é um passo crucial para garantir uma solução eficaz em qualquer empresa. Na TGN Brasil, sabemos que, além de encontrar a causa raiz de um problema, a descrição clara e objetiva do mesmo pode facilitar a comunicação e o engajamento de toda a equipe. A metodologia 5W2H (Quem, Onde, O quê, Quando e Por que) é amplamente utilizada para garantir que todos os detalhes essenciais sejam cobertos na descrição.

O primeiro passo para resolver um problema de maneira eficiente é formular uma descrição clara e objetiva. Isso significa que o problema deve ser relatado com base nos fatos, abordando sua gravidade, localização e impacto. Uma descrição bem feita vai além de ser uma mera comunicação do que está acontecendo; ela é uma ferramenta de gestão que ajuda a engajar as partes interessadas e otimizar os esforços para a resolução.

Como descrever um problema de forma adequada?

Descrever um problema exige uma abordagem objetiva e focada. Isso pode ser feito com base na metodologia 5W2H, que busca responder às perguntas: Quem está envolvido? Onde ocorre o problema? O que está acontecendo? Quando o problema começou? E por que ele está ocorrendo? Além dessas perguntas, é crucial evitar presumir soluções na descrição inicial. O foco deve ser apenas nos fatos observáveis.

A dificuldade em descrever adequadamente um problema está no fato de que muitos acreditam que todos já conhecem o problema. Isso pode resultar em descrições incompletas ou, no pior dos casos, descrições que já sugerem uma solução, o que não é o objetivo nesta etapa.

Boas práticas na descrição de problemas

1. Clareza e concisão: Descreva o problema de forma que qualquer pessoa possa entender, mesmo que não esteja diretamente envolvida.

2. Evite soluções prematuras: A etapa da descrição não é o momento de sugerir soluções. Concentre-se em descrever o que está acontecendo, e não por que ou como resolver.

3. Use dados e números: Quantificar o impacto ou a magnitude do problema pode ajudar as partes envolvidas a entender melhor a urgência da situação.

Conclusão

Com uma descrição clara e objetiva, sua equipe terá uma base sólida para começar a investigar as causas e propor soluções. A Softexpert oferece soluções que facilitam essa abordagem, auxiliando empresas a aprimorarem seus processos de gestão de problemas. Nossa expertise em ferramentas de gestão pode ser o diferencial para que sua organização avance de forma eficiente na resolução de desafios.