Gerenciamento de custos de projetos

Gerenciamento de custos de projetos:
o que é e como fazer

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Gerenciamento de custos de projetos: o que é e como fazer

Você está iniciando um projeto, mas não tem certeza se possui os recursos necessários? Ou pior, o projeto está terminando e o orçamento está todo esgotado? Isso pode não ser nenhum consolo, mas, neste caso, você certamente não está sozinho. Embora a gestão de custos seja importante, nem sempre recebe a atenção que merece, e as questões orçamentárias são uma das principais razões pelas quais os projetos falham. Por sua relevância, é uma das 10 áreas de conhecimento do PMBOK, guia publicado pelo Project Management Institute (PMI) que reúne as melhores práticas em gerenciamento de projetos.

O cliente está sempre certo

É comum considerar calcular e apresentar os custos do projeto apenas se o destino do produto final for um cliente externo. De fato, nestes casos, uma investigação detalhada dos custos deve ser realizada para elaborar um orçamento e, eventualmente, uma proposta comercial. No entanto, mesmo que seu projeto não seja para um cliente externo, você deve fornecer ao gerente ou supervisor que patrocina o projeto uma estimativa dos recursos necessários. Essas informações são importantes para que o executivo possa tomar decisões e ações que julgar relevantes.

Taxas baseadas no PMBOK

Como já dissemos, o PMBOK dedica uma seção inteira às melhores práticas para gerenciamento de custos de projetos. Eles são divididos em 4 etapas para melhor entender e garantir que o projeto seja executado o mais próximo possível do orçamento.

1. Planejamento de recursos

O plano de custos do projeto é criado neste momento. Ele descreverá as principais diretrizes para gerenciar a gestão de custos. Qual unidade de medida será usada, o nome do consultor (se aplicável) e as regras de medida.

Estimativa de custos

Inclui a previsão da quantidade e do valor dos recursos necessários para executar o projeto. É nessa fase que as decisões são tomadas, por exemplo: utilizar recursos próprios ou terceirizar? Comprar equipamentos ou alugar? Compartilhar recursos com outro projeto ou esperar que ele termine? Ao final desta fase, será feita uma estimativa do custo do projeto, mas além disso, é saudável esperar um valor adicional como contingência para o inesperado.

Orçamento de custos

Nesta etapa, fornecedores, valores de final de período e encargos totais são determinados com base nas estimativas. O orçamento deve então ser submetido à aprovação do cliente ou do patrocinador. Uma vez aprovado o orçamento, é estabelecida a linha de base de custos do projeto em relação à EAP (estrutura analítica do projeto). Com base na WBS, os custos podem ser monitorados durante a execução do projeto.

Controle de custos

Esta etapa inclui o registro dos custos reais ao longo da execução do projeto. Todas as despesas devem ser detalhadas e registradas para que possam ser rastreadas, se necessário. Os gerentes de projeto muitas vezes devem comparar o plano (orçamento) com o que está sendo executado. Quando os desvios são encontrados, ações devem ser tomadas para cumprir o orçamento. Outro fator relevante nesta fase é a mudança de escopo. Eles devem ser realizados com autorização e comunicados a todos os interessados em tempo hábil. Seu impacto no orçamento deve ser registrado e a linha de base atualizada.

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