SoftExpert Documento
Gestão de Documentos e Registros
Organização e integridade ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos
SoftExpert Documento
A gestão, a entrega e o controle de documentos são essenciais para qualquer organização. Todos os dias, empresas geram e recebem quantidades enormes de informação – propostas, documentos de RH, relatórios financeiros, ordens de compra, contratos, documentos da qualidade, desenhos de engenharia, formulários, anúncios, e-mails, entre outros. Mais de 90% dessa informação é armazenada em documentos impressos e eletrônicos. Sem gerenciar de maneira eficiente documentos que suportam processos, as empresas não poderão agregar valor ao negócio. Além do mais, os documentos não devem simplesmente ser distribuídos de maneira inteligente para apoiar as atividades do dia-a-dia. Eles devem ser controlados de ponta a ponta, para proteger os ativos corporativos e evitar litígios mais tarde.
O SoftExpert Documento é um software que permite que as organizações automatizem de forma eficaz e eficiente o gerenciamento de documentos eletrônicos e em papel ao longo de todo seu ciclo de vida – capturar, criar, classificar, publicar e armazenar, arquivar e destruir. Qualquer pessoa autorizada – funcionários, clientes, fornecedores ou parceiros – pode gerenciar e trabalhar em seus documentos de forma segura, a qualquer hora e em qualquer lugar. Qualquer pessoa autorizada – funcionários, clientes, fornecedores ou parceiros – pode gerenciar e trabalhar em seus documentos de forma rápida e segura.
O sistema melhora significativamente a comunicação e o trabalho em equipe em todos os departamentos e áreas funcionais. Ele ajuda na organização, na gestão e mantém o controle dos documentos de modo que qualquer pessoa possa facilmente encontrá-los sempre que precisar.
O SoftExpert Documento também minimiza os riscos e custos associados a um número crescente de processos de conformidade regulamentar e governança corporativa, como os relacionados com a ISO 9000 – Gestão de Qualidade, Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Parte 11 – Manutenção de Registros Eletrônicos, Boas Práticas de Fabricação, ISO 14000, ISO 45001, e outros.
Principais benefícios da solução
- Classificação hierárquica de documentos em categorias;
- Suporte a quaisquer tipos de arquivos sem a modificação do seu formato original;
- Integração perfeita com suítes de produtividade em nuvem populares (Office 365, Google Docs), aplicativos desktop como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Visio) e Open Office, softwares de desenho CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, etc.), Adobe PDF, Corel Draw, editores de imagem e muitos outros;
- Auditoria de acesso sobre as ações executadas (visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos);
- Controle de revisão de documentos utilizando workflow padrão ou personalizado de acordo com as necessidades de negócio;
- Definição dos direitos de acesso aos documentos por grupos de usuários e tipos de documentos;
- Aplicativos para visualização de documentos on-line e off-line, compatíveis com Windows e dispositivos Android (Verifique versões homologadas).
- Pesquisa avançada por textos no próprio corpo dos documentos [Full-Text Search];
- Repositórios controlados que otimizam espaços e reduzem o risco de questões legais e conformidade;
- Tabela de temporalidade para determinar o prazo de guarda de um documento e sua destinação após este prazo;
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