O poder das tecnologias de ECM para o controle de documentos

O poder das tecnologias de ECM para o controle de documentos

Em um mundo empresarial cada vez mais digital e com a ascensão do trabalho remoto, a gestão do crescente volume de conteúdo corporativo tornou-se um desafio complexo.

Dados estruturados versus dados não estruturados

Atualmente, cerca de 80% dos dados gerados pelas empresas são classificados como conteúdo não estruturado. Isso significa que documentos em papel, imagens digitalizadas, planilhas, arquivos de áudio e vídeo são armazenados de maneiras diversas, como armários, pastas pessoais, diretórios de rede, pastas de e-mail e serviços de compartilhamento em nuvem. Essa diversidade dificulta o controle, a localização e o reuso das informações. Diferentemente do conteúdo estruturado, que já é gerado de forma organizada, os dados não estruturados requerem uma abordagem especializada.

É nesse contexto que as soluções de ECM demonstram seu valor, permitindo a transformação de conteúdo não estruturado em conteúdo estruturado.

A importância de um software de ECM no controle de documentos

A seguir, apresentamos alguns benefícios que um software de ECM pode proporcionar no controle de documentos:

Organização centralizada

Com um software de ECM, é possível armazenar documentos, como contratos, procedimentos e propostas comerciais, em um repositório centralizado e bem organizado. Dessa forma, os arquivos deixam de ficar dispersos em diferentes locais.

A integração perfeita com aplicativos de escritório, como Microsoft Word, Excel e Outlook, é outro diferencial do SoftExpert ECM, por exemplo. Ele também pode ser integrado ao Office 365 e ao Google Docs para a edição de documentos.

Localização rápida

Ao utilizar uma plataforma de ECM, é possível trabalhar com metadados, informações adicionais que descrevem as características de um determinado conteúdo (data, número de telefone, endereço), garantindo que ele possa ser facilmente localizado e utilizado sempre que necessário.

Além disso, as ferramentas modernas de ECM oferecem recursos como Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), permitindo a indexação e a pesquisa por palavra-chave em arquivos de texto, PDF, imagens e muito mais.

Colaboração eficiente

Enquanto as ferramentas tradicionais de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) focavam principalmente no armazenamento e gerenciamento de arquivos eletrônicos, os softwares de ECM trazem recursos avançados de colaboração, como fluxos de trabalho para revisão e aprovação de conteúdo. Dessa forma, todos os envolvidos podem acompanhar o status atual dos documentos, identificar etapas pendentes e responsáveis. Esses recursos também garantem que todos acessem a versão mais recente do documento, evitando problemas causados pelo uso de informações desatualizadas.

Segurança e produtividade

Com a centralização do conteúdo em uma plataforma de ECM, é possível implementar controles de segurança robustos e flexíveis, garantindo a integridade da documentação. Recursos como controle de acesso por usuário, área, função, papel funcional e metadados são oferecidos pelos softwares de ECM.

Com um controle aprimorado do conteúdo, evita-se a recriação desnecessária de documentos, facilitando o compartilhamento e impulsionando a produtividade.

Acesso ao conteúdo em qualquer lugar

A maioria das soluções de ECM atualmente oferece maneiras de acessar o conteúdo por meio de dispositivos móveis, seja por meio de aplicativos ou acesso via web. Essas aplicações são desenvolvidas para se adaptarem a telas de diferentes tamanhos e resoluções em dispositivos como smartphones ou tablets.