Programa 5S o que é e como aplicá-lo na sua empresa |

Programa 5S: o que é e como aplicá-lo
na sua empresa

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Programa 5S: o que é e como aplicá-lo na sua empresa

Independentemente do departamento operacional da empresa, ter um ambiente mais organizado e produtivo melhora o clima organizacional e a forma de trabalhar, permitindo que os eventos ocorram mais rapidamente. Um ambiente organizado, limpo e padronizado tende a melhorar o desempenho de uma empresa. É por isso que tantas empresas hoje adotam o conhecido programa 5S para aumentar a produtividade, agilidade e visibilidade no local de trabalho.

Mas como iniciar o programa na sua empresa? Como mantê-lo funcionando? Quais são os cinco sentidos? Essas e outras questões serão esclarecidas a seguir.

A origem do plano 5S

O programa 5S começou com a Toyota Motor Corporation no Japão na década de 1970. Os líderes da época procuravam reduzir o desperdício e as ineficiências de fabricação. Portanto, o 5S é identificado como um dos diferentes sistemas que permitem a fabricação “just-in-time”. Cinco pilares de conceitos centrais do local de trabalho visual foram estabelecidos e, com o tempo, foram popularizados na abordagem 5S como a conhecemos hoje.

Qual é o objetivo do 5S?

O objetivo do programa 5S é melhorar o local de trabalho padronizando processos, aumentando a eficiência, a satisfação dos funcionários e a produtividade organizacional.

O programa ajuda a criar uma cultura disciplinar para identificar problemas e criar oportunidades de melhoria.

A iniciativa deve vir de cima!

A implementação de um programa 5S envolve mais do que iniciativas individuais ou departamentos individuais. É necessária maior força, principalmente da força do topo! A mudança tem que ser cultural e tem que acontecer em todas as partes da empresa, não apenas no final de uma área de operação ou prestação de serviço. É de extrema importância o envolvimento e envolvimento da alta direção na implantação e manutenção do projeto, que por sua vez deve compartilhar a importância com os gestores, que por sua vez motivam e treinam os subordinados.

Treine, treine e treine!

É necessário treinar todos os colaboradores da empresa no uso das ferramentas 5S. É importante ressaltar que o treinamento forneceu dados sobre quanto a empresa perdeu e quanto poderia ganhar sem implementar o programa. Curiosamente, foram compartilhados os nomes das grandes empresas que aplicaram o programa e os resultados que obtiveram devido à presença do 5S.

Gerenciamento frequente

Para que o programa seja eficaz, os cinco sentidos devem ser gerenciados com frequência, se possível, diariamente. Portanto, é imprescindível estabelecer uma pessoa ou equipe responsável que determinará se o ambiente está limpo e ordenado de acordo com padrões visuais ou modelos, e que tenha suas ferramentas e suprimentos no local para serem verificados com certa frequência. Curiosamente, há uma lista detalhada através de uma tabela.

Como começar?

Já entendemos as origens e os objetivos, e já temos uma equipe bem treinada e uma alta gestão dedicada. Então, como iniciar o programa? A seguir, com uma explicação dos 5 sentidos, detalharei os passos que sua organização pode seguir para começar a implementar essa ferramenta.

Passo 1 – Seiri (Sensação de Uso)

O primeiro passo é responsável por separar o que você usa do que você não usa. O que você não usa pode atrapalhar e ocupar espaço, e hoje, em qualquer organização, espaço é dinheiro. Comece simples: como está a área de trabalho do seu computador? Está organizado e contém apenas os documentos e programas que você usa com frequência ou está repleto de itens que você não usa mais ou não usa mais?

Agora, dando um passo adiante, vamos para a área de trabalho. Desenvolva um padrão para descartar itens desnecessários e trabalhe com seus colegas para identificar itens usados e não utilizados em sua vida diária. Dica: sempre tire uma foto do “antes”. As reações das pessoas antes e depois da observação são fantásticas!

Se possível, liste os locais em sua empresa onde os resíduos são descartados, doados ou até vendidos. Defina um dia D quando toda a empresa se mobiliza para executar o plano.

Passo 3 – Seiso (Sensação de Limpeza)

Esta é a hora da limpeza. Um ambiente sujo impede que você encontre oportunidades de melhoria. Portanto, mantenha seu ambiente de trabalho limpo e visível para detectar anomalias. Faça da limpeza parte de suas atividades e inspeções diárias. Limpe seu local de trabalho antes de iniciar e encerrar o trabalho.

Passo 4 – Seiketsu (Consciência Padronizada)

Essa etapa é responsável por criar controles visuais e diretrizes para manter o local de trabalho organizado, ordenado e limpo. Antes de iniciar esta etapa, certifique-se de ter realizado todos os passos anteriores corretamente. Crie procedimentos e formulários para avaliar regularmente o status dos três primeiros S’s.

A cada funcionário geralmente é atribuída alguma função específica que contribui para a limpeza do ambiente de trabalho

Passo 5 – Shitsuke (consciência de autodisciplina)

Essa etapa envolve disciplina para garantir que todos os colaboradores sigam os padrões do programa 5S e pratiquem espontânea e voluntariamente os quatro primeiros sentidos como forma de vida. Desta forma, o 5S torna-se uma ferramenta integral da cultura organizacional.

Cada sentido deve ter uma auditoria associada a ele, e se cada ponto implementado for mantido, eles serão validados.

Reconhecimento

O reconhecimento é fundamental para a manutenção dos resultados. Quanto aos colaboradores que realmente se preocupam com a proteção processual, eles podem ter algum tipo de reconhecimento diferenciado em relação aos que não dão o mesmo valor. Dessa forma, a dedicação pode ser cada vez mais envolvida e cultivada na empresa. Esse reconhecimento pode vir de diferentes maneiras, como recompensas ou motivação adicional. A gestão mensal de resultados é definida por meio de métricas pré-selecionadas, onde a alta direção pode avaliar os resultados alcançados em um determinado período. O ideal é premiar equipes, turnos ou áreas, não apenas funcionários individuais. Dessa forma, você também promoverá o trabalho em equipe na empresa.

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