Transformação Digital dos Processos: Dê Adeus ao Papel

Documentos desempenham um papel crucial nos negócios, mas os documentos em papel não têm mais lugar. No cotidiano, nos deparamos com tantos papéis que nem percebemos. Quanto tempo você gasta procurando documentos na sua empresa? Seus arquivos estão perdidos em prateleiras e caixas, tornando-se ineficientes? Passar horas em busca de um documento importante não é produtivo.

Na maioria das empresas, os colaboradores já utilizam dispositivos móveis para o trabalho diário, onde o papel está em declínio contínuo. No entanto, alcançar um ambiente verdadeiramente sem papel ainda é um desafio para muitas empresas. E a transformação digital sustentável não pode ocorrer enquanto o físico prevalecer.

É intrigante porque existem tecnologias disponíveis para eliminar completamente o uso do papel. A resistência à mudança é evidente, já que as pessoas estão acostumadas com documentos em papel. No entanto, a dependência desses documentos resulta em desperdícios significativos, evitáveis com a eliminação do papel. Muitas empresas têm diversas maneiras de reduzir o uso de papel e adotar arquivos digitais, que são mais seguros, acessíveis e fáceis de compartilhar. Então, por que ainda não abandonamos completamente o papel?

Desafios Causados pela Utilização do Papel:

À medida que a papelada física se acumula, os problemas crescem:

• Mais tempo para tarefas que dependem de papel;
• Dificuldade de acesso aos documentos;
• Riscos de segurança dos dados;
• Acesso não autorizado, fraudes e duplicação de informações;
• Erros na entrada manual de dados;
• Falta de sustentabilidade ambiental;
• Despesas com armazenamento.

Por essas razões, empresas estão esforçando-se para implementar processos sem papel, seja por meio da política da empresa ou iniciativa dos colaboradores.

Iniciando a Modernização dos Processos:

A boa notícia é que existem métodos melhores para armazenar documentos corporativos e manter a integridade dos dados. Se enfrenta dificuldades para encontrar documentos ou está ficando sem espaço, o primeiro passo é transformar o papel em arquivos eletrônicos. A digitalização pode ser a solução ideal.

Mas, afinal, o que é digitização e digitalização? Embora os termos sejam usados ​​intercambiavelmente, eles têm significados distintos.

O que é Digitização?

Digitização é o processo de migrar da forma analógica para a digital, preservando o processo sem alterações significativas.

O que é Digitalização?

Digitalização utiliza tecnologias digitais para mudar modelos de negócios, fornecendo novas oportunidades de receita e valor. Envolve a mudança para um negócio digital, otimizando processos internos.

Importância da Digitalização:

Empresas estão abandonando o papel, simplificando processos e, no entanto, quando se trata de digitalização, muitos pensam apenas em escaneamento. A digitalização de documentos é mais abrangente, transformando arquivos para possibilitar indexação e busca eficientes.

Armazenar documentos digitalizados em software é uma alternativa eficaz, proporcionando controle, segurança e acessibilidade. A gestão digital é essencial para a preservação organizada do acervo empresarial.

Benefícios da Transformação de Papel em Dados Digitais:

• Organização sem pilhas de papel;
• Eficiência no gerenciamento de documentos;
• Economia de espaço;
• Sustentabilidade ambiental;
• Comunicação mais rápida;
• Backup e recuperação de documentos;
• Custo reduzido.

Ao adotar a transformação digital, sua empresa não apenas elimina os desafios do papel, mas também avança em direção a operações mais ágeis, sustentáveis e eficientes. A gestão inteligente de documentos digitais não é apenas uma escolha; é uma necessidade para o sucesso nos negócios modernos.