O que é e como funciona o método A3

ISO 9001, Qualidade

O método A3 é baseado no Sistema Toyota de Produção, também conhecido como Lean Manufacturing. O sistema se concentra na redução de resíduos e na melhoria contínua.

Na cultura Toyota, os problemas são resolvidos na oficina, também conhecida como Gemba. Essa palavra japonesa significa “lugar real” e pode ser qualquer lugar onde o trabalho acontece e gera valor. É importante ir ao chão de fábrica observar, aprender, entender o problema e levar a equipe a encontrar uma solução, porque as pessoas de lá lidam com os processos que acontecem todos os dias.

Percebendo que relatórios volumosos dificultavam a usabilidade da liderança no chão de fábrica, havia a necessidade de agregar todos os tipos de relatórios em uma página. Como A3 é o maior tamanho de papel que pode ser enviado por fax e informado pela fábrica à matriz, essa técnica é chamada de relatório/método A3.

O que é o método A3?

O método A3 é uma ferramenta para identificar problemas e apresentar soluções resumidas em apenas um lado de uma folha de papel. É uma forma dinâmica de pensar que organiza e sintetiza as informações de forma clara e objetiva para atingir um objetivo definido.

Agora não temos mais a limitação do formato do papel. Mesmo assim, o método ainda é amplamente utilizado porque é mais do que apenas um modelo ou tabela, o A3 é uma ferramenta enxuta que incentiva a simplicidade e ajuda a desenvolver o pensamento sistêmico de resolução de problemas.

Tipo de método A3

Proposta A3/Projeto – para o desenvolvimento de um trabalho com início, meio e fim definidos ou métricas pré-definidas.

Status A3/Monitoramento – Usado para demonstrar uma métrica, trabalho ou processo durante um determinado período de tempo.

Solução de problemas A3 – Discutiremos esse método ao longo deste artigo.

Como funciona o método A3?

A3 é construído sobre o conceito PDCA (Plan-Do-Check-Act). Ele contém uma estrutura dividida em fases para identificar, definir e estudar a situação atual para posterior análise, recomendações e planos de ação, bem como para monitorar os resultados.

Normalmente, o lado esquerdo representa o estado atual (usado para identificar o problema) e o lado direito representa o estado futuro (incluindo possíveis contramedidas). A3 lê da esquerda para a direita, de cima para baixo:

Existem várias variantes possíveis de construir um relatório A3, mas geralmente consiste nas seguintes partes:

Título

Defina um título para o problema, sugestão ou melhoria a ser pesquisada.

Definição

Descreva o problema que você está tentando resolver ou analisar, por que é relevante e como afeta os objetivos da empresa.

Estado atual

Nenhum esforço foi poupado para visualizar o contexto. Acesse o site, converse com as pessoas relevantes e obtenha todas as informações necessárias sobre o problema a ser pesquisado ou melhorado.
Descreva o que está acontecendo, usando fatos e datas, ou mesmo experiências passadas semelhantes.
Indique onde ocorreu o problema ou a etapa do processo.
Use ferramentas de visualização para ajudar a ilustrar o processo atual: gráficos de Pareto, histogramas, gráficos de dispersão, fluxogramas e muito mais.

Estado ou objetivo desejado

Defina o que será feito, quanto será alcançado e quanto tempo o resultado esperado será.
De acordo com a filosofia da manufatura enxuta, devemos considerar os objetivos e visualizar o estado ideal para que não ocorram retrabalhos e novos problemas.
A visualização de estados futuros pode ser feita desenhando fluxogramas, fotos, esboços ou esboços do estado desejado.

Análise de causa raiz

Use ferramentas como 5W2H (quem, o quê, onde, quando, por que, como e quanto), diagramas de causa e efeito (Ishikawa), brainstorming ou outras ferramentas disponíveis para entender o problema e encontrar a causa raiz.

Proposta

Crie ideias para resolver o problema em questão.
Depois de esclarecer a análise e os objetivos, determine as contramedidas e ações para cada item.
Demonstre como a ação proposta abordará a causa específica do problema ou viés identificado na análise.

Plano de Ação

Atribua responsáveis a cada tarefa dentro de um prazo e data de vencimento específicos.
Você pode usar a ferramenta 5W2H para desenvolver planos de ação e gráficos de Gantt para mostrar quem é o responsável e um cronograma de ações.

Monitoramento e Acompanhamento

Defina métricas ou métricas para avaliar e verificar o sucesso da implementação.
Confira os resultados obtidos.
Padronize as coisas certas.
Comunique e treine todos os envolvidos (certifique-se de que todos entendam as mudanças).
Se necessário, crie procedimentos operacionais padrão (SOPs).
Tome medidas corretivas quando ocorrerem desvios.
Ajuste o problema e reinicie o ciclo PDCA conforme necessário.

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