Véspera de auditoria: não deixe para
depois o que você pode fazer hoje!
Qualidade, EQM
Em geral, não estamos acostumados a focar constantemente no SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade). Muitos incidentes poderiam ter sido evitados antes da auditoria se não os tivéssemos deixado para processamento no dia anterior!
Portanto, quanto mais cedo tornarmos um hábito o relato de não conformidades, mais cedo possíveis não conformidades em nosso sistema de gestão da qualidade poderão ser detectadas, levando a melhores resultados. Afinal, identificar não conformidades é bom para a empresa, pois ela está trabalhando com base em dados reais, sendo possível garantir produtos e serviços de maior qualidade por meio da melhoria contínua (PDCA). O processo de auditoria interna é um elemento chave para garantir a eficácia do sistema de gestão da qualidade.
Responsabilidades da Auditoria Interna na ISO 9001:2015?
As empresas certificadas pela ISO 9001 devem realizar auditorias internas em intervalos planejados para garantir a conformidade e a eficácia de seu SGQ (requisito 9.2.1 Auditoria interna, edição 2015).
Programa de auditoria de manutenção
Requisito 9.2.2 – “Planejar, estabelecer, implementar e manter um programa de auditoria, incluindo frequência, metodologia, responsabilidades”. história .
Ou seja, processos com maiores níveis de risco ou não conformidade devem ter prioridade no plano de auditoria interna.
Definir o escopo e os critérios para cada auditoria
Esta é a etapa para determinar quais requisitos serão revisados em cada local. As empresas precisam determinar as normas que serão utilizadas como referência na auditoria e os requisitos legais, internos ou externos que serão considerados.
Selecionar auditores e garantir objetividade e imparcialidade
É muito importante que as empresas selecionem profissionais para realizar auditorias de forma objetiva e imparcial. Por exemplo, não se pode auditar seu próprio departamento. Uma auditoria não pode ser um processo demorado, ela deve ser extremamente objetiva, focando em itens importantes e eliminando trivialidades. Esses auditores podem ser internos (funcionários da empresa) ou externos (empresas contratadas para esse serviço).
Garantir que as descobertas da auditoria sejam relatadas à administração relevante
O resultado de uma auditoria é a informação. Para os planos de ação para desenvolver, implementar, avaliar e padronizar (PDCA), a alta direção deve conhecer e participar de todo o processo do sistema de gestão da qualidade e deve informar todos os responsáveis das auditorias em suas respectivas áreas.
Tome a ação corretiva apropriada imediatamente
Por meio de auditorias internas, falhas e não conformidades podem ser identificadas e ações corretivas podem ser tomadas imediatamente. Como o objetivo de uma auditoria é melhorar o sistema, não faz sentido uma organização não se preocupar em solucionar os problemas encontrados. Neste ponto, você precisa considerar a urgência de cada questão e abordar as mais importantes primeiro.
Reter informações documentadas como evidência da conduta e dos resultados da auditoria
Para finalizar, os auditores terão que registrar e manter as evidências de tudo que foi auditado. Todas as informações da auditoria interna devem ser documentadas, por diversos motivos:
- Evidência para a auditoria externa;
- Controle de prazos e medição de eficiência do processo;
- Rastreabilidade das informações;
- Engajamento da equipe, tanto para auxiliar nas melhorias detectadas quanto para promover a Cultura do SGQ na organização;
- Preparar-se para uma auditoria externa requer muito mais que algumas semanas.
A auditoria interna deve ser um processo!
Sim, a auditoria interna deve ser regular e sistemática, ou seja: deve ser um processo. Como qualquer outro processo, deve ter data e ciclo, e exige pessoas responsáveis e muito trabalho.
Realizar auditorias internas significa atuar de forma preventiva, pois ajuda a detectar falhas precocemente e reduz as não conformidades ao auditar externamente, economizando tempo e dinheiro.
Não deixe que a auditoria vire uma burocracia para sua empresa.
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